L’obiettivo generale del progetto Justitia 4.0 è una giustizia digitale sicura, affinché la strada della giustizia non passi più per montagne di carta. Inoltre, la digitalizzazione del sistema giudiziario svizzero apre numerose altre potenzialità per tutte le parti coinvolte nel procedimento: collaborazione più efficiente tra le autorità giudiziarie e gli avvocati, risparmio di tempo nella ricerca degli atti, maggiore attrattiva del settore per i giovani che vi approdano e sono già cresciuti nel mondo della digitalizzazione.
Molti studi legali lavorano già in modo digitale, gestiscono i propri atti in formato elettronico e presentano le domande per via elettronica. Quali sono i vantaggi di questa modalità di lavoro? Quali sono le problematiche nel passaggio alla digitalizzazione? L’avvocato Nino Sievi e l’avvocatessa Anina Groh dello studio legale Lex Futura rispondono alle domande più importanti e spiegano perché solo una soluzione nazionale di digitalizzazione del sistema giudiziario svizzero è una vera soluzione.
La trasformazione digitale comprende tutti i settori della nostra vita. L’uso degli strumenti digitali e le relative competenze sono in continuo aumento, sia fra la popolazione e nell’economia sia fra le autorità. Questa evoluzione aumenta anche l’aspettativa delle aziende e della società di poter interagire con le autorità giudiziarie (tribunali e procure) in modo digitale e di utilizzare i vantaggi della digitalizzazione. La crisi del coronavirus ha ulteriormente accelerato questo sviluppo. Inoltre, la giustizia è chiamata sempre più a confrontarsi con fatti e prove digitali (ad esempio, video su Internet). E anche in questo contesto deve aggiornarsi. Il progetto Justitia 4.0 porta avanti la trasformazione digitale della Svizzera.
La trasformazione digitale della giustizia è in pieno svolgimento. Negli ultimi anni, numerosi uffici amministrativi hanno creato servizi digitali, passando dagli atti cartacei a quelli elettronici e rendendo così possibili servizi digitali end-to-end (parola chiave e-government). Molti studi legali stanno già sfruttando le possibilità offerte dalla digitalizzazione per rendere più efficiente il loro lavoro sotto molteplici aspetti. Oggi l’uso della firma digitale è ancora complesso. A volte si opta per canali di comunicazione alternativi e non sicuri. Spesso in sede di immissioni di informazioni si verificano problemi di discontinuità. Per poter sfruttare le potenzialità della trasformazione digitale, è necessario disporre di un sistema comune.
Le organizzazioni delle autorità giudiziarie dei Cantoni e della Confederazione sono federali e strutturate in modo diverso. Da un lato il livello di maturità della trasformazione digitale varia a seconda dell’organizzazione e dall’altro i sistemi IT utilizzati sono tanti e differenti fra loro. Il progetto Justitia 4.0 ne tiene conto adottando un approccio graduale e completo. L’introduzione di nuovi software non è sufficiente per realizzare la trasformazione digitale. Sono invece necessarie soluzioni che semplifichino in modo efficiente la collaborazione di tutte le parti coinvolte e tengano conto dei sistemi precedentemente utilizzati.
Nel complesso, le montagne di carta predominano (ancora) nel sistema giudiziario (nel 2020, solo l’1,5% di tutte le immissioni erano digitali). Per il settore, lavorare con la carta è sinonimo di tradizione e stima, qualità, sicurezza e affidabilità. Ciononostante gli svantaggi sono numerosi: il personale ha bisogno di molto tempo per cercare, trovare e copiare gli atti. La gestione degli atti cartacei (impaginazione, datazione e distribuzione) è estremamente dispendiosa. Gli atti cartacei rendono inoltre impossibile effettuare semplici ricerche full text e lavorare insieme e simultaneamente sui fascicoli, complicando le attività da svolgere.
La pressione sui costi che grava su tribunali e procure sottolinea la necessità di migliorare in efficienza gestendo elettronicamente gli atti e realizzando la trasformazione digitale. L’accesso alla giustizia è facilitato anche dallo scambio di atti per via elettronica. Consente infatti di raggiungere fra l’altro gli obiettivi generali della pubblica amministrazione, che puntano ad un aumento dell’efficienza e una maggiore vicinanza ai cittadini (strategia eGov).
Il settore della giustizia deve soddisfare le aspettative dei giovani talenti nati nel mondo del lavoro digitale continuando a rimanere attraente ai loro occhi. La possibilità di lavorare in parte indipendentemente dal luogo e dall’orario è ormai un’aspettativa per molti, ma rimane tuttavia attuabile solo in misura limitata con gli atti cartacei nel sistema giudiziario.
La Svizzera è nota in tutto il mondo per la sua stabilità e la certezza del diritto. Una giustizia digitale aiuta a mantenerne la sua reputazione di posto attraente e innovativo in cui vivere e svolgere le attività economiche. . Rispetto ad altri Paesi europei, il sistema giudiziario svizzero è attualmente in ritardo nel campo della digitalizzazione. L’obiettivo del progetto Justitia 4.0 è recuperare il tempo perduto.
La giustizia svizzera deve essere in grado di utilizzare metodi moderni e contemporanei che le permettano di lavorare indipendentemente dal tempo e dal luogo. In ufficio, in tribunale, nella sala delle udienze o a casa, un atto giudiziario elettronico è sempre disponibile. Atttaverso lo scambio degli atti per via elettronica vengono eliminate le asimmetrie informative sinora causate dallo scambio postale e dalla trasmissione di documenti e atti tra i singoli attori e le istanze coinvolte.
Eliminando il coordinamento delle attività amministrative e logistiche (organizzazione del lavoro di copiatura, messa a disposizione e inoltro degli atti) si aprono nuove prospettive ed il lavoro può così concentrarsi sui contenuti. Il passaggio agli atti giudiziari elettronici e l’introduzione dello scambio di atti per via elettronica eliminano la necessità di trasmettere fisicamente i fascicoli ad altre unità organizzative. Le spese per il materiale e la spedizione diminuiscono, così come le risorse necessarie, ad esempio, per preparare l’esame degli atti e l’archiviazione. Le capacità così liberate possono essere utilizzate per nuove attività necessarie alla trasformazione digitale.