Comment réussir la transition numérique tout en menant des activités quotidiennes exigeantes ? Que faut-il pour que nous puissions impliquer nos collaborateurs et collaboratrices ainsi que nos magistrats et magistrates dans ce passionnant voyage ? Autant de questions que se poseront de nombreux dirigeants et dirigeantes des autorités judiciaires au cours de ces prochains mois. Pour répondre à ces questionnements, le projet Justitia 4.0 a développé la boussole du changement. Cet outil permet de faire le point sur le changement numérique au sein d’une organisation, favorise la compréhension mutuelle et aide à évaluer les mesures nécessaires en vue d’une transition numérique réussie.
Le projet Justitia 4.0, qui vise la transition numérique de la justice, est associé à de grands changements au sein des autorités judiciaires. La tenue des dossiers papier et les processus de travail bien rodés sont voués à évoluer ; ils doivent être numérisés et adaptés.
Comme les activités quotidiennes mobilisent déjà toutes les ressources, un tel changement représente un grand défi suscitant incertitude et anxiété. Une dose supplémentaire d’énergie s'avérera donc nécessaire pour surmonter les inquiétudes. Et il est clair que la réussite d'un changement repose sur le soutien des instances dirigeantes. Ce n’est que si la direction soutient la transition numérique, offre de la sécurité et qu'elle communique de manière positive et proactive avec ses équipes que le changement numérique sera un succès. Il est donc essentiel d’encourager activement la disposition au changement, d’abord parmi les dirigeants et les dirigeantes, puis parmi les magistrats et magistrates et les membres du personnel.
La boussole du changement est une auto-évaluation individuelle ou une évaluation de la situation au sein de l’équipe (de direction) qui permet de réfléchir au degré de préparation à la transition numérique. Il s’agit d’un outil de dialogue entre les parties prenantes visant à favoriser la compréhension mutuelle. La boussole permet de définir des objectifs communs et de mettre en évidence les ressources et les lacunes. Enfin, elle aide à évaluer les mesures appropriées nécessaires à la réussite de la transition numérique.
L’équipe de projet « Transformation » conseille aux directions des autorités judiciaires (ministères publics et tribunaux) de déployer la boussole du changement au début de leur processus de changement. Elle recommande également de proposer un atelier initial animé par un représentant du projet Justitia 4.0. La boussole du changement peut ensuite être suivie de manière autonome à intervalles réguliers pendant le processus de transformation. Ainsi, les changements sont visibles et les mesures prises peuvent être évaluées, adaptées et le cas échéant, de nouvelles mesures peuvent être mises en oeuvre.
La boussole du changement est basée sur la formule du changement. Cette formule indique que la volonté de changement augmente lorsque les quatre éléments jaunes entre parenthèses sont plus importants que le coût perçu du changement.
Lors de l’atelier sur la boussole du changement, une analyse et une discussion structurées autour des éléments constitutifs de cette formule sont proposées. Il s’agit de répondre aux questions suivantes :
Les résultats de la discussion, l’état actuel, sont visualisés dans le moniteur de changement. Cela permet de voir où se situent les différents participants de l’atelier par rapport à la transition numérique.
Dans un deuxième temps, les participants et participantes de l'atelier discuteront des mesures à prendre afin de passer de la situation actuelle à la situation souhaitée. Il peut s’agir de mesures dans le domaine de la planification de projet, de la communication ou de l’acquisition de ressources, etc.
Le premier atelier sur la boussole du changement s’est déroulé au sein du ministère public de Lucerne. Daniel Burri, procureur général, se dit satisfait des résultats : « Si l’on veut se préparer à la transition numérique, il faut s’y prendre à l’avance, en parler au niveau de la direction et réaliser un travail de persuasion. La boussole du changement est un outil idéal pour cela. Après cet atelier, nous sommes tous d’accord, au sein de la direction du ministère public de Lucerne, pour aborder activement le processus. Les conditions de base sont ainsi réunies pour que le personnel adopte lui aussi une attitude positive à l’égard de Justitia 4.0. Si la direction se montre convaincue et unie, il y aura peu de résistance de la part des collaborateurs et collaboratrices. Ce qui est important, c’est que le projet prenne vraiment son envol maintenant et que l’on ne parle pas seulement des changements à venir, mais que l’on vive aussi ces changements ».
