Projet eDossier judiciaire : la stratégie du Pouvoir judiciaire genevois pour mener à bien la transition numérique

Olivier Decroux, chef de projet eDossier judiciaire au sein du Pouvoir judiciaire genevois, joue un rôle central dans la transition numérique de la justice genevoise. Son rôle consiste à mettre en œuvre toutes les actions qui sont nécessaires pour mener à bien la transition vers le dossier numérique. Au niveau technique, il s'agit du déploiement et de l'intégration de logiciels, de l'équipement de postes de travail et de l'équipement des salles d'audience. 
Au niveau organisationnel, Decroux explique « qu'il s'agit de déployer ces équipements et ces logiciels auprès de l'ensemble du personnel et de revoir ensemble les nouvelles pratiques de travail avec le dossier numérique. »
Neuf cents personnes sont touchées par ces changements, dont plus de cent cinquante magistrates et magistrats. 

Le projet visant à introduire le eDossier judiciaire au sein des autorités judiciaires genevoises a été lancé en 2020 : « Nous avons d'abord fait un certain nombre d'analyses et d'études de manière à identifier les solutions les plus adéquates pour pouvoir travailler avec un dossier numérique. », explique Olivier Decroux. Sur la base de ces études, un projet de loi pour le financement a pu être élaboré en 2022, qui a été validé en 2023. Ce financement comprend le développement, l'intégration de logiciels, la modernisation des postes de travail et des salles d'audience, ainsi que les adaptations architecturales nécessaires dans les bâtiments. En outre, des fonds sont mis à disposition pour l'accompagnement au changement de l'ensemble des juridictions. Le projet court jusqu'en 2029 et est divisé en plusieurs sous-projets qui seront gérés par Decroux et deux autres chefs de projet. Pour chaque juridiction, il existe en outre une structure de projet spécifique, dirigée par un mandant qui fait partie de la direction et un responsable de projet. Un groupe d'experts aide à analyser les processus de travail et à les adapter aux exigences de la méthode de travail numérique.

Selon Olivier Decroux, la démarche pilote de la plateforme justitia.swiss prend une place clé dans le projet eDossier judiciaire. « Cette phase pilote est pour nous l'occasion de travailler sur trois autres sujets importants pour mener à bien la transition vers le dossier numérique. » Premièrement, il s'agit d'adapter les processus de travail déjà existants aux exigences du dossier numérique. Deuxièmement, mettre en place une structure de soutien pour les utilisateurs des nouveaux outils. Et troisièmement, d'accompagner au changement les utilisateurs, dans un premier temps les trois chambres du Tribunal civil, puis de l'ensemble du Tribunal civil.

En collaboration avec le projet Justitia 4.0, un atelier « Boussole du changement » a été réalisé afin de développer des mesures d'accompagnement qui pourront être mises en œuvre dès la phase pilote. En outre, du matériel est testé pour équiper les salles d'audience. « Cette expérience sous forme d’audience fictive se poursuit aujourd’hui, entre autres avec le matériel qui nous a été prêté par le projet Justitia 4.0.», explique le chef de projet.

La numérisation de la justice genevoise, comme le montrent les premières expériences, soulève des questions complexes. Comme l'explique M. Decroux, « un défi important est de disposer d’une structure de projet avec des relais dans l’ensemble des juridictions, avec des personnes qui seront en mesure de prendre ou de faire prendre les décisions majeures qui seront nécessaires pour accompagner la transition numérique. » Par ailleurs, l'ampleur de ce projet dépasse largement l'aspect technologique. En effet, la mise en place du dossier numérique impliquera non seulement l'acquisition de nouveaux logiciels et outils, mais aussi des adaptations architecturales des bâtiments. Cette transformation, qui s'étalera sur une décennie, nécessitera une communication constante et un accompagnement personnalisé de l’ensemble du personnel. M. Decroux souligne l'importance de prendre en compte les facteurs humains et de motivation pour garantir le succès de ce passage au numérique.