Transformation numérique des tribunaux de Bâle-Campagne : Oliver Wirths évoque les objectifs et les défis du pilote

OW : Nous poursuivons plusieurs objectifs avec notre pilote :

• Nous voulons que l’organisation soit prête à communiquer via la plateforme. Par exemple, mettre à disposition les logins correspondants, connaître les questions des utilisateurs, comment fonctionne la signature électronique, etc.
• Nous voulons savoir comment nous devons adapter nos processus de travail lorsque nous recevons des données numériques, y compris des quittances via justitia.swiss. Aujourd’hui, nous recevons des dossiers numériques via IncaMail ou sur une clé USB. 
• Comme la Loi fédérale sur les plateformes de communication électronique dans le domaine judiciaire (LPCJ) n’entrera probablement pas en vigueur avant 2027, nous pouvons échelonner le pilote, c’est-à-dire que nous pouvons commencer par une procédure et en piloter d’autres au fil du temps. Ainsi, de plus en plus de collaborateurs pourront être initiés à la méthode de travail numérique et seront déjà familiarisés avec la méthode de travail numérique lorsque la loi nous obligera à travailler de manière numérique.
• En nous familiarisant dès à présent avec les méthodes de travail numériques, nous pouvons identifier et résoudre les problèmes de manière précoce. Cela nous permet également de minimiser les risques.

OW : Nous prévoyons d’utiliser la plateforme pour le moment au tribunal des mesures de contrainte (TMC) et, dans un premier temps, uniquement pour l’échange de données avec le ministère public (en remplacement d’IncaMail). Le champ d'application initial sera circonscrit aux procédures relatives à la prolongation de la détention provisoire et à l’autorisation de mesures de surveillance secrètes. Il sera étendu lorsque nous aurons la certitude que la plateforme fonctionne de manière fiable et que les collaborateurs se sentent suffisamment à l’aise avec son utilisation.

Dans un deuxième temps, nous prévoyons une extension entre différentes chambres du tribunal civil d’arrondissement Ouest et un greffe du tribunal civil d’arrondissement Est. Au tribunal civil d’arrondissement Ouest, il s’agira d’un pilote pour les procédures de protection matrimoniale et les procédures après échec de la conciliation auprès du juge de paix. La section du droit civil pilotera ensuite ces procédures déjà gérées numériquement dans le cadre de l’instance.

OW : En gros, il y a trois domaines à préparer : 

• les participants : tout d’abord, nous avons dû trouver des tribunaux intéressés par la participation au pilote. Nous y sommes parvenus avec le Tribunal pénal et des mesures de contrainte et le Tribunal d’arrondissement civil Est.
• la demande : deuxièmement, nous avons dû créer la base juridique par le biais d’une demande à l'OFJ que nous avons déposée en collaboration avec notre partenaire de pilotage, le MP BL. 
• la technique : troisièmement, nous avons dû établir certaines bases techniques. Il était important de s’occuper très tôt de la connexion à la plateforme justitia.swiss. En outre, les personnes participantes doivent être certifiées pour la signature électronique qualifiée, ce qui peut entraîner des obstacles à la fois techniques et organisationnels. Pour chaque tribunal participant, une autorité sera créée sur la plateforme par un administrateur et les personnes participantes seront invitées à l’utiliser.

OW : Nous examinons nos processus car nous y voyons un potentiel d'amélioration considérable. D'une part, il n'est pas nécessaire de reproduire à l'identique les processus numériques à partir des processus analogiques. D'autre part, les instances de gestion des affaires peuvent être configurées de manière plus homogène pour les processus similaires, ce qui en facilitera la maintenance. Enfin, nous avons identifié au fil du temps des meilleures pratiques dans certains domaines que nous souhaitons désormais généraliser dans toutes les juridictions. L’affranchissement numérique en est un exemple.

Nous avons d’abord examiné, avec les présidentes et présidents des tribunaux, les greffières et greffiers et le personnel des greffes, les processus de travail actuels dans les différentes juridictions et recueilli leur documentation. Ensuite, nous avons analysé quelles étapes de travail étaient concernées par la numérisation et lesquelles pouvaient être harmonisées. Nous appliquons le principe selon lequel les choses qui peuvent être faites de la même manière doivent être faites de la même manière et que nous n’intégrons des différences que là où elles sont nécessaires.

Dans un troisième temps, nous allons définir, documenter, adopter et mettre en place les processus communs. Il est important pour nous d’assurer un ancrage et un développement durables au-delà du projet.

OW : Au début, nous devrons numériser un grand nombre de documents. Cela se fait déjà au tribunal pénal, mais moins dans d’autres domaines juridiques. Il existe déjà des scanners à haute performance partout, il fallait donc déterminer si nous avions besoin de scanners supplémentaires. Nous avons également analysé l’emplacement de ces scanners : devons-nous confier la numérisation à un service externe, la centraliser en interne pour tous les tribunaux ou la faire localement dans chaque tribunal ? Nous sommes arrivés à la conclusion que chaque tribunal a besoin d’un scanner pour numériser lui-même, car le personnel spécialisé est sur place. Celui-ci vérifie également si les dossiers sont complets. De plus, l’original reste stocké dans le tribunal concerné.

OW : Nous avons fait une analyse de la protection des données selon Hermes et sommes en train de rédiger un concept SIPD. Nous en avons également besoin pour l’utilisation de l’application métier Tribuna. Il y aura des références aux concepts de Justitia 4.0. Nous sommes également en contact avec le service cantonal de protection des données.

OW : En effet, nous avons soumis notre demande à la mi-avril 2024 et avons obtenu l'autorisation, assortie de certaines conditions, fin juin 2024.

OW : Comme indiqué précédemment, nous souhaitons profiter de cette opportunité pour pour mettre en place, dans un deuxième temps, une phase pilote pour les communications électroniques entre un tribunal civil et un échantillon d'avocats. À cet effet, nous avons déjà déposé une demande complémentaire qui est moins importante que la première demande. Je recommande néanmoins de ne pas définir de manière trop restrictive les essais pilotes dans la demande, afin de disposer d’une certaine marge de manœuvre. 

Tous les rôles du tribunal, du greffe à la présidence, sont impliqués dans ces tests. Le MP et les avocats de la chaîne judiciaire sont également impliqués. Dès que les conditions techniques seront clarifiées, nous organiserons une réunion de lancement avec tous les participants.

Pour la phase pilote au tribunal civil d’arrondissement Ouest, où nous allons faire des essais pilotes sur des procédures de protection matrimoniale et des procédures après échec de la conciliation auprès du juge de paix, nous informons les avocats par le biais d’un échange régulier avec l’ordre des avocats du canton.

Oui, il existe un accord élaboré par le Ministère public avec Justitia 4.0.

OW : Nous allons passer en revue l’ensemble du processus avec les parties prenantes et leur montrer comment travailler avec le logiciel de gestion actuel, PDF Reader et la plateforme. En effet, de nombreux collègues travaillent déjà en numérique, l’accent est donc mis sur les questions techniques telles que la connexion, l’utilisation de la plateforme, la signature, etc.

OW : Nous avons dû résoudre quelques problèmes techniques, en particulier la connexion qui a pris beaucoup de temps parce qu’il n’était pas clair qui en était responsable. C’est là que notre gestionnaire d’applications a fait preuve d’une grande persévérance !
Nous avons également observé que tous les tribunaux rencontraient des difficultés liées à la limitation des ressources disponibles pour mener à bien de nouveaux projets. Il était donc primordial de trouver des collaboratrices et collaborateurs enthousiastes et de leur donner la possibilité de déterminer l'étendue et le périmètre des essais pilotes en fonction de la charge de travail dont ils disposaient. Par ailleurs, je pense qu'il a été judicieux de mener cette phase pilote sur des cas réels, afin que le travail accompli ait une utilité concrète.

OW : Je recommande de commencer tôt, de chercher un lien étroit avec Justitia 4.0 et de bien clarifier les questions techniques. Je pense également qu’il est extrêmement utile d’échanger des informations avec d’autres cantons, services ou chefs de projet qui sont déjà un peu plus avancés. C’est pourquoi nous avons également partagé de nombreux documents. 

OW : Je pense que la transition numérique est LE projet des tribunaux et de la justice. Où a-t-on déjà eu l’occasion de créer autant de choses et quand une telle opportunité se présentera-t-elle à nouveau à l’avenir ? 
Je m’engage à ce que la transition numérique améliore réellement le travail de toutes les personnes concernées et qu’elle permette de rendre la justice de manière efficace et de qualité. Il y a tant d’opportunités, saisissons-les. Je pense également que nous n’en sommes qu’au début. Il y a encore tant d’opportunités de rendre le travail plus efficace et d’automatiser les tâches ennuyeuses. Par exemple, les parties pourraient être transmises par la chaîne juridique ou être lues par l’IA. Les cabinets d’avocats auraient alors nettement moins de travail.