Come realizziamo una trasformazione digitale di successo in aggiunta alla già complessa attività quotidiana? Cosa ci serve per motivare le nostre collaboratrici e i nostri collaboratori a unirsi a noi in questo emozionante viaggio? Queste sono domande che molte persone con responsabilità direttiva nelle autorità giudiziarie si pongono in questi mesi. Il progetto Justitia 4.0 ha sviluppato per loro la Bussola del cambiamento, uno strumento che serve a fare il punto della situazione, favorisce la comprensione reciproca e aiuta nella valutazione delle misure necessarie a una trasformazione digitale di successo.
Il progetto Justitia 4.0, che ha per obiettivo la digitalizzazione della giustizia elvetica, comporta importanti cambiamenti all’interno delle autorità giudiziarie. I formati cartacei, e i loro processi lavorativi, cambiano, devono essere digitalizzati e adattati.
Poiché l’attività quotidiana assorbe già tutte le risorse a disposizione, una tale trasformazione rappresenta una grande sfida che suscita insicurezze e ansie e richiede una porzione extra di energia per essere gestita. Si sa, per avere successo, il cambiamento deve godere del supporto della direzione. La trasformazione digitale sarà portata a termine con successo solo se le persone con responsabilità direttiva la supportano, assicurano orientamento e sicurezza e comunicano con chiarezza alle collaboratrici e ai collaboratori il loro atteggiamento positivo e motivato. È quindi importante promuovere attivamente la propensione al cambiamento, prima tra le persone con responsabilità direttiva e, in un secondo momento, tra le collaboratrici e i collaboratori.
La Bussola del cambiamento funge da strumento di autovalutazione per singole persone o serve a fare il punto della situazione all’interno del team (dirigenziale) e aiuta a riflettere sulla propensione alla trasformazione digitale. È uno strumento di dialogo per le persone interessate che favorisce la comprensione reciproca, permette di fissare obiettivi comuni, mette in evidenza le risorse e le lacune e aiuta nella valutazione delle misure adatte necessarie al successo della trasformazione digitale.
Il team di progetto Trasformazione consiglia alle persone a capo delle autorità giudiziarie (procure pubbliche e tribunali) di avvalersi della Bussola del cambiamento all’inizio del processo di trasformazione. Suggeriamo inoltre di affidare a una o un rappresentante del progetto Justitia 4.0 la moderazione del workshop iniziale. La Bussola del cambiamento potrà poi essere utilizzata autonomamente, a intervalli regolari, nel corso del processo di trasformazione in modo da vedere i cambiamenti e poter valutare e adeguare le misure adottate oppure svilupparne di nuove.
La Bussola del cambiamento si basa sulla Formula del cambiamento secondo la quale la propensione alla trasformazione aumenta se i quattro punti chiave figuranti tra parentesi sono maggiori rispetto ai costi percepiti del cambiamento.
Nel workshop dedicato alla Bussola del cambiamento questi punti vengono affrontati e discussi in maniera strutturata. Si tratta di rispondere alle seguenti domande:
I risultati della discussione, lo stato attuale, sono visualizzati nel Change Monitor che indica dove si trovano le singole e i singoli partecipanti al workshop in riferimento alla trasformazione digitale.
In un passo successivo, vengono discusse le misure per accompagnare il passaggio dallo stato attuale a quello desiderato. Tali misure possono riguardare l’ambito della pianificazione del progetto, della comunicazione o dell’acquisizione di risorse ecc.
Il team di progetto ha svolto il primo workshop relativo alla Bussola del cambiamento insieme alla procura pubblica di Lucerna. Daniel Burri, Procuratore capo, è soddisfatto dei risultati: «Se si vuole prepararsi alla trasformazione digitale è necessario occuparsene per tempo, avere scambi a livello direttivo e prestare opera di convincimento. E la Bussola del cambiamento è lo strumento perfetto per dare la spinta iniziale. Dopo questo workshop, noi della direzione della Procura di Lucerna concordiamo sul fatto di voler affrontare il processo attivamente. In questo modo soddisfiamo le premesse necessarie affinché anche le collaboratrici e i collaboratori accolgano positivamente Justitia 4.0. Se la direzione è convinta e tutti remano nella stessa direzione, non ci saranno praticamente resistenze da parte del personale. La cosa importante è che ora il progetto prenda il via in modo che non si parli soltanto degli imminenti cambiamenti, bensì si inizino anche a percepire.»
