Avec le projet Justitia 4.0, la communication dans le domaine judiciaire et la consultation du dossier seront numérisés. Le dossier numérique remplacera le dossier papier. Copier et envoyer des documents papier appartiendra au passé ou ne se fera que dans certains cas. Quant au traitement des documents une solution numérique sera également proposée.Que signifie ce changement dans le travail quotidien pour les collaboratrices et collaborateurs des autorités judiciaires, quelles mesures techniques doivent être prises, comment les supérieurs hiérarchiques peuvent-ils préparer leurs équipes pour qu’elles réussissent à gérer le changement ?
Justitia 4.0 développe non seulement la plateforme sécurisée « Justitia.Swiss », par laquelle se dérouleront la communication électronique dans le domaine judiciaire et la consultation du dossier, mais aussi à disposition des autorités judiciaires une Application dossier judiciaire. En plus de ces deux prestations, l’équipe de projet Justitia 4.0 se penche aussi de manière intensive, dans le cadre du projet partiel « Transformation », sur le changement numérique sous tous ses aspects. Elleélabore des recommandations et des offres de prestations concrètes (services) et accompagne les autorités judiciaires si elles le souhaitent.
Les thèmes pris en compte et la forme des offres s’orientent systématiquement vers les besoins des autorités judiciaires. Pour ce faire, le projet partiel « Transformation » a élaboré un processus et des principes de développement. Le comité de projet a validé le concept correspondant lors de sa réunion du 26 août 2022.
L’équipe du projet partiel « Transformation » a déjà identifiée deux domaines thématiques qu’elle élabore en ce moment. Les autorités judiciaires posent régulièrement la question de savoir ce qui va changer concrètement dans le travail quotidien d’un collaborateur administratif, d’un greffier ou d’un juge avec Justitia 4.0. Des « User Stories » sont rédigées à cet effet, c’est-à-dire que la réception d’une requête ou d’une notification via la plateforme sécurisée « Justitia.Swiss » est décrite étape par étape. En outre, les objectifs ainsi que le déroulement du projet Justitia 4.0 ont été conçus et illustrés dans une histoire compréhensible pour tous qui sera prochainement mise à disposition des personnes chargées de la transformation numérique dans leur organisation
Dans le deuxième domaine thématique, il s’agit de montrer comment les autorités judiciaires peuvent se préparer elles-mêmes afin d’être prêtes lorsque la plateforme et l’Application dossier judiciaire seront disponibles. Des pistes de réflexion sont par exemple données sur la manière d’optimiser l’équipement des postes de travail ou des salles d’audience, d’améliorer la sécurité informatique et de préparer et motiver les collaborateurs à la transition numérique. D’autres thèmes peuvent être la planification de projets et la planification financière, ainsi que l’adaptation des législations cantonales relatives aux procédures administratives.
La conception d’une offre de prestations de service peut prendre les formes les plus diverses, qu’il s’agisse d’une fiche d’information à télécharger, d’une vidéo explicative, d’une réunion en ligne pour les questions et les réponses ou d’un échange d’expériences organisé avec une autre autorité judiciaire, et bien d’autres encore.
Des thèmes supplémentaires sont recueillis sur la base d’enquêtes en continu réalisées auprès des groupes cibles en fonction de leurs besoins. Ces thèmes sont par la suite traités et diffusés via des services appropriés.