En décembre 2017, le «comité mixte», à savoir l’organe de direction stratégique, a approuvé nos objectifs de projet. Un des objectifs principaux du projet est le suivant:
Implication précoce des personnes/ autorités concernées et des représentants des divers intérêts en présence. Communication proactive et transparente sur les objectifs, procédures et modifications futures. Prise en compte des retours d’information.
Nous sommes d’une part actifs à l’échelon national et au sein des divers milieux concernés grâce à diverses mesures de communication comme notre newsletter ou des manifestations et présentations. Cette question est en cours de développement par le biais d’un concept de communication.
D’autre part, les travaux de projet sont pour l’essentiel menés au sein de groupes d’experts, auxquels nombre de nos «parties prenantes» collaborent activement. Permettez-moi d’entrer plus en détail sur cette méthodologie qui repose à la tradition suisse de la milice.
Le projet Justitia 4.0 concerne un très grand nombre d’organisations et de collaboratrices et collaborateurs du domaine judiciaire. Les ministères publics, tribunaux et autorités d’exécution des peines et mesures, mais aussi les avocats et, par diverses interfaces, l’administration, vont devoir changer en partie leur méthode de travail en raison de la numérisation des dossiers judiciaires. Après des siècles au cours desquels le papier a été le support privilégié des informations, des supports de données électroniques sont en train de le supplanter. Il est normal que nombre de collaboratrices et collaborateurs du domaine judiciaire affichent un certain scepticisme quant à la nécessité et à la réussite de cette métamorphose.
Au sein de notre équipe de projet, nous avons rapidement compris qu’il allait falloir fournir des efforts importants pour convaincre. Et le fait que nous devions concevoir une solution qui couvre très bien les besoins des futurs utilisateurs est tout aussi important.
Pour y parvenir, nous avons décidé de réaliser des travaux de projet conséquents au sein de plusieurs groupes d’experts et d’inviter des collaboratrices et collaborateurs des diverses organisations concernées à participer activement à ce processus. L’été dernier, nous élaboré un concept dans lequel nous avons indiqué comment les exigences pourraient être traitées au sein de sept groupes d’experts. Nous avons alors envoyé une invitation à collaborer à tous les responsables de toutes les autorités et organisations concernées.
Les retours ont été très positifs: plus de 100 personnes dans toute la Suisse ont pris contact et nous ont fait part de leur intérêt à participer aux travaux de projet. Nous avons été surpris positivement par le fait que des représentants hautement qualifiés se sont proposés à un niveau de disponibilité élevé, correspondant à un taux de disponibilité de 20% au moins. Un grand merci à toutes les personnes concernées!
Actuellement, des séances de travail journalières intensives avec quelque 10 représentants qui nous ont fait part de leur disponibilité nous permettent de préparer les travaux concrets des groupes spécialisés. La séparation thématique des divers groupes spécialisés entre eux représente alors un défi de taille. Rappelons ici brièvement la répartition thématique:
Les fonctions de «direction» des groupes d’experts ont toutes pu être pourvues, en partie avec des représentants des utilisateurs et ponctuellement, par ex. dans le domaine de la sécurité informatique, aussi avec des spécialistes mandatés. Les préparatifs avancent bien et nous enverrons avant la fin de l’année les invitations pour les ateliers des groupes spécialisés.
Parallèlement à ces préparatifs, une «plateforme de projet» est en cours d’élaboration, qui permettra une collaboration efficace des groupes spécialisés et qui servira au projet de «plateforme centrale de partage des connaissances».
Nous sommes persuadés que les conditions sont ainsi idéalement réunies pour débuter avec vous l’année prochaine les travaux concernant les exigences et faire ainsi avancer notre projet comme prévu.