Le projet Justitia 4.0 vise la numérisation de la justice suisse. La plateforme sécurisée « Justitia.Swiss » sera utilisée pour les échanges juridiques électroniques et la consultation en ligne des dossiers. Cela suppose le remplacement des dossiers papier par des dossiers numériques. C’est pourquoi il faut également une solution technique pour travailler de manière efficace et conviviale avec le dossier numérique, l’Application dossier judiciaire (ADJ).
Cette transition vers le numérique s’accompagne de changements dans la manière de travailler et peut poser des défis aux personnes concernées. Le projet Justitia 4.0 a donc pour mission non seulement de développer la plateforme et l’ADJ, mais aussi d’accompagner et de soutenir la transformation des personnes concernées.
L’équipe Gestion du changement du projet Justitia 4.0 s’occupe actuellement d’élaborer et de mettre en œuvre différentes mesures en ce sens.
L’une de ces mesures est l’enquête annuelle en ligne, le baromètre du changement. Celui-ci doit permettre de mesurer la « température » dans le processus de changement. Cela permet à l’équipe Gestion de changement de comprendre comment les personnes concernées s’engagent dans la numérisation, où se situent les questions et les incertitudes et où un soutien est nécessaire. Une veille régulière garantit une meilleure réalisation des objectifs et sert de base à toute mesure supplémentaire éventuelle.
À la fin de l’été 2021, l’équipe Gestion du changement du projet Justitia 4.0 a envoyé le premier baromètre du changement à environ 180 responsables des autorités judiciaires et administratives (parquets, tribunaux, directions de la justice ainsi que les autorités pénitentiaires). Ceux-ci ont été invités à répondre à l’enquête et à inviter également d’autres cadres à y participer. Au total, 148 personnes ont participé à l’enquête qui comportait 17 questions sur les dimensions suivantes : clarté de l’état cible, leadership et engagement, communication spécifique au changement, capacité de changement, culture et attentes en matière de performance. Onze autres questions ont été posées sur les propositions de valeur.
Les participants au baromètre du changement sont conscients de la nécessité d’accélérer la transition vers le numérique de la justice suisse. Les objectifs ainsi que les avantages du projet sont connus. L’impact du projet est considéré comme très important, mais les répondants sont capables de faire face aux changements qui les attendent. Ils sont donc confiants dans la réussite de la transition numérique. Le projet n’en étant qu’à ses débuts, il est difficile pour les personnes concernées d’évaluer les changements concrets qui affecteront leur organisation et en particulier leurs équipes. Des informations supplémentaires sont donc souhaitées, ainsi que davantage d’échanges avec l’équipe de Justitia 4.0 sur le projet lui-même, notamment sur son impact réel, et ce à l’aide d’exemples concrets. Certaines propositions de valeurs sont parfois critiquées, notamment celles qui concernent les gains d’efficacité et les économies de ressources. Le fait que l’autonomie et l’indépendance dans l’organisation du travail quotidien augmentent et que l’échange d’informations entre les acteurs impliqués soit simplifié est un point positif.
La première enquête constitue le point de départ, les résultats servent de base à partir de laquelle les enquêtes suivantes seront réalisées. Les mesures déjà prévues dans les domaines de la transformation et de la communication seront donc mises en œuvre comme prévu dans les plans annuels 2022, éventuellement renforcées ponctuellement. Pour répondre au besoin d’en savoir plus sur le travail numérique, l’équipe de communication de Justitia 4.0 développera une vidéo explicative pour illustrer l’interaction entre la plateforme, l’ADJ et l’application métier.
Les concepts d’ambassadeurs actuellement élaborés par l’équipe Gestion du changement ainsi que l’évaluation des besoins pour des conseils et le développement des compétences tout comme l’élaboration d’une présentation concrète du projet (« storytelling ») tiennent compte des résultats du baromètre du changement. Avec l’attribution du développement de la plateforme « Justitia.Swiss » à l’été 2022 et le développement ultérieur d’une version de base, il devrait être possible dans quelques mois de montrer plus concrètement comment la plateforme fonctionne et quels changements dans la manière de travailler cela implique.
L’équipe de projet se réjouit que les échanges avec les différentes parties prenantes concernées par la transition vers le numérique se soient intensifiés après la levée de toutes les mesures contre le coronavirus. Par exemple, l’équipe du projet présentera Justitia 4.0 et ses implications pour la profession d’avocat lors de six séminaires organisés par l’Ordre des avocats. Certaines mesures du sous-projet Gestion du changement sont en cours de mise en œuvre : au cours du second semestre, l’équipe Gestion du changement débutera avec le recrutement des ambassadeurs qui serviront de lien entre l’équipe de projet et leur organisation et qui présenteront le projet aux personnes concernées. Les ambassadeurs seront préparés à leur mission lors d’un événement de lancement à l’automne.
Le deuxième baromètre du changement sera réalisé à la fin de l’année 2022. L’enquête est à nouveau envoyée à tous les responsables. L’objectif est qu’un plus grand nombre de personnes y prennent part afin que les résultats soient plus significatifs.