Oliver Wirths sugli obiettivi del progetto pilota dei tribunali di Basilea Campagna

OW: Con il nostro pilota perseguiamo diversi obiettivi:

• Vogliamo organizzarci in modo da poter comunicare già da subito tramite la piattaforma, ad esempio mettere a disposizione i rispettivi dati di login, conoscere le domande degli utenti, sapere come funziona la firma digitale ecc.
• Vogliamo sapere come adattare i nostri processi di lavoro quando riceviamo dati digitali tramite justitia.swiss, ricevute comprese. Oggi riceviamo gli atti digitali tramite IncaMail o su uno stick USB.
• Visto che la legge federale concernente le piattaforme per la comunicazione elettronica nella giustizia (LCEG) entrerà in vigore probabilmente solo nel 2027, possiamo realizzare il pilota a tappe, ovvero cominciare con un unico caso e poi con il tempo aggiungerne altri. In questo modo sempre più collaboratori possono essere introdotti al lavoro digitale e quindi già esserci abituati al momento in cui la legge ci obbligherà a lavorare digitalmente.
• Se ci familiarizziamo già ora con la metodologia lavorativa digitale, potremo identificare problemi precocemente e trovare soluzioni adeguate. Questo ci consente anche di minimizzare i rischi.

OW: Per il momento intendiamo utilizzare la piattaforma per il giudice dei provvedimenti coercitivi e in una prima fase anche esclusivamente per lo scambio di dati con il pubblico ministero (in sostituzione di IncaMail). Inizialmente limiteremo il campo d’applicazione alle procedure relative alla proroga della carcerazione e a quelli relativi all’approvazione di misure di sorveglianza segrete. Estenderemo il campo d’applicazione quando siamo sicuri che la piattaforma funzioni affidabilmente e che i collaboratori si sentano sufficientemente a loro agio nell’utilizzo.

In una seconda fase prevediamo di estendere l’utilizzo fra diverse camere del tribunale distrettuale Ovest e una segreteria del tribunale distrettuale Est. Al tribunale distrettuale Ovest si tratterà di un pilota per le procedure a tutela dell’unione coniugale e le procedure di conciliazione senza accordo tenute davanti al giudice di pace. La corte di diritto civile pilota poi queste procedure, già gestite digitalmente, nelle vie di ricorso.

OW: In grandi linee, sono tre le aree in cui bisogna prepararsi:

• I partecipanti: abbiamo dovuto innanzitutto trovare tribunali interessati a partecipare al pilota. Ci siamo riusciti, portando a bordo il tribunale penale e il giudice dei provvedimenti coercitivi come pure il tribunale distrettuale Est.
• La domanda: in secondo luogo abbiamo dovuto creare le basi giuridiche per mezzo di una domanda inoltrata insieme al nostro partner di pilotaggio, il pubblico ministero di Basilea Campagna.
• La tecnica: in terzo luogo abbiamo dovuto creare diverse basi tecniche. Era importante dedicarsi molto presto alla questione del login alla piattaforma justitia.swiss. Inoltre i partecipanti devono essere certificati per la firma elettronica qualificata, ciò che può comportare ostacoli tecnici e organizzativi. Per ogni tribunale partecipante, un amministratore creerà un’autorità sulla piattaforma e inviterà le persone partecipanti per consentirne l’utilizzo.

OW: Esaminiamo in dettaglio i nostri processi perché riteniamo che nascondino un grosso potenziale di miglioramento. Innanzitutto non è necessario che i processi digitali rispecchino interamente i processi analogici. In secondo luogo, con processi uguali le istanze di gestione del lavoro possono essere configurate in modo molto più omogeneo e quindi richiedere meno manutenzione. In terzo luogo, nel corso degli anni in alcuni settori si sono sviluppate delle tecniche di best practice che vogliamo ora estendere a tutti i tribunali. L’affrancatura digitale ne è un esempio.

Insieme alle presidenze dei tribunali, ai cancellieri e al personale di cancelleria abbiamo cominciato con l’esaminare gli attuali processi lavorativi nei diversi tribunali e raccolto la loro documentazione. In seguito abbiamo analizzato quali tappe lavorative erano toccate dalla digitalizzazione e quali potevano venire armonizzate. Applichiamo il principio che le cose che possono essere fatte allo stesso modo vanno fatte allo stesso modo e che integriamo differenze solo dove necessario.

In un terzo tempo provvederemo a definire, documentare, approvare e introdurre i processi comuni. Per noi è importante inoltre assicurare un ancoraggio e uno sviluppo duraturi anche oltre il progetto.

OW: All’inizio dovremo scannerizzare moltissimi documenti. Al tribunale penale già lo fanno, mentre in altri ambiti giuridici meno. Tutti gli uffici dispongono già di scanner performanti, si trattava quindi di chiarire il fabbisogno di scanner supplementari. Abbiamo anche valutato dove collocarli, se delegare la scannerizzazione ad un servizio esterno, se centralizzare l’attività internamente per tutti i tribunali o affidarla singolarmente ad ogni tribunale. La nostra conclusione: ogni tribunale ha bisogno di un proprio scanner per soddisfare il proprio fabbisogno di scannerizzazione a cura del suo personale specializzato, che è già sul posto e che può anche verificare la completezza degli atti. In questo modo, inoltre, l’originale rimane presso il tribunale in questione. 

OW: Abbiamo effettuato un’analisi della protezione dei dati secondo HERMES e ora stiamo elaborando un piano SIPD. Il piano ci servirà altresì per l’utilizzo dell’applicazione Tribuna. Ci saranno dei riferimenti ai concetti di Justitia 4.0. Siamo anche in contatto con l’organo cantonale di protezione dei dati.

OW: Esatto. Abbiamo inoltrato la domanda a metà aprile 2024, e a fine giugno 2024 abbiamo ottenuto l’autorizzazione, soggetta a determinate condizioni.

OW: Come menzionato, vogliamo sfruttare la situazione per avviare, in un secondo tempo, un pilota per lo scambio di atti giuridici per via elettronica fra un tribunale civile e una selezione di avvocati. A questo fine abbiamo già inoltrato una domanda supplementare, che è significativamente meno impegnativa della prima domanda. Tuttavia, onde avere un certo margine di manovra, consiglio di non definire il caso pilotato in modo troppo restrittivo nella domanda. 

Tutti i ruoli nel tribunale, dalla cancelleria alla presidenza, partecipano al test. Della catena giudiziaria, inoltre, sono coinvolti il pubblico ministero e gli avvocati. Non appena saranno chiarite le premesse tecniche, svolgeremo un primo incontro con tutti i partecipanti.

Per il pilotaggio nel tribunale distrettuale Ovest, dove svolgeremo i test pilota nelle procedure a tutela dell’unione coniugale e nelle procedure di conciliazione senza accordo tenute davanti al giudice di pace, informiamo gli avvocati mediante regolari scambi con l’associazione degli avvocati.

Sì, un accordo è stato elaborato dal pubblico ministero in collaborazione con Justitia 4.0.

OW: Passeremo in rassegna l’intero processo insieme alle persone coinvolte e gli mostreremo come lavorare con il programma di gestione attuale, PDF Reader e la piattaforma. Molti colleghi già lavorano in modo digitale, quindi l’accento sarà posto sulle questioni tecniche, come login, utilizzo della piattaforma, firma ecc.

OW: A livello tecnico c’erano alcuni grattacapi, in particolare ci abbiamo messo tanto per il login perché non era chiaro di chi fosse la responsabilità. La nostra Application Manager ha dimostrato una grande perseveranza!

Abbiamo anche costatato che le risorse per progetti supplementari sono limitate in ogni tribunale. Era dunque importante trovare persone motivate e dargli la possibilità di definire loro stessi il campo d’applicazione del pilota, in modo tale che fosse fattibile nel tempo a loro disposizione. Pure utile, secondo me, è stato il lavorare nel pilota con casi veri affinché il lavoro svolto fosse di concreta utilità.

OW: Consiglio di cominciare il più presto possibile, di mantenere uno stretto contatto con Justitia 4.0 e di chiarire a fondo le questioni tecniche. Credo anche che sia estremamente utile scambiarsi con altri cantoni, servizi o capi progetto che sono già un po’ più avanti nel progetto. È per questo che abbiamo messo a disposizione molti documenti.

OW: Credo che la trasformazione digitale sia IL progetto dei tribunali e nella giustizia. Quando mai c’è stata la possibilità di creare così tanto e quando si presenterà di nuovo una tale opportunità?

Dedico il mio impegno affinché la digitalizzazione migliori effettivamente il processo lavorativo di tutte le persone coinvolte e che ci consenta di avere un’amministrazione giudiziaria efficiente e d’alta qualità. Le opportunità sono tante. Cogliamole. Credo inoltre che siamo solo agli inizi. Ci sono numerose altre possibilità di rendere il lavoro più efficiente e per automatizzare le mansioni monotone. Ad esempio, le parti potrebbero venir trasmesse dalla catena giuridica o lette dall’IA. La mole di lavoro delle cancellerie si ridurrebbe notevolmente.