Foto: Emeric Caron
Secondo Rémi Fillet, già nella prima fase di progettazione del pilotaggio della piattaforma justitia.swiss era chiaro che un progetto di tali dimensioni necessitasse di strutture chiare e di un approccio preciso: «Il primo passo è stato quello di elaborare un mandato di progetto allo scopo di stabilire le dimensioni e l’approccio da adottare per il pilotaggio».
Il mandato di progetto ha permesso il coordinamento fra le parti coinvolte, dal tribunale civile, passando per i reparti IT, fino ai partner esterni. In attesa dell’entrata in vigore della LCEG, è stato anche deciso di gestire gli atti nel progetto pilota sia in formato cartaceo che elettronico.
Inoltre, il team di progetto ha da subito coinvolto il tribunale civile, che era stato identificato come giurisdizione adatta per i primi test. «Abbiamo identificato i casi d’utilizzo, basandoci sulla versione di base della piattaforma justitia.swiss e sulle sue funzionalità, e definito poi i partecipanti», spiega Rémi Fillet. Tre camere del tribunale di prima istanza hanno aderito volontariamente al progetto pilota.
Allo stesso tempo, il team di progetto Dossier giudiziario, in collaborazione con l’Ufficio cantonale dei sistemi d’informazione e della digitalizzazione (OCSIN), ha preparato l’integrazione del gestore identità utilizzato dalla giustizia. I lavori di analisi e di concetto sono stati effettuati speditamente affinché gli utenti ginevrini potessero accedere al sistema in modo semplice e sicuro utilizzando i loro dati di login esistenti.
Nel contesto del progetto Dossier giudiziario, gli analisti e gli esperti del team di progetto hanno protocollato i processi lavorativi attuali in seno alle giurisdizioni della magistratura. Per il progetto pilota hanno elaborato una proposta di organizzazione del lavoro con la piattaforma justitia.swiss, basata sulle loro conoscenze, sul funzionamento e sui processi lavorativi applicati attualmente nel tribunale pilota.
Il team di progetto ha quindi affinato i processi lavorativi insieme ai partecipanti al pilota, per poi formalizzarli in un apposito documento dedicato al pilotaggio. Il concetto di organizzazione è basato sul metodo di gestione di progetti Hermes. Con il passare del tempo i processi possono essere adattati in funzione delle esperienze raccolte durante il progetto pilota.
Prima di avviare il pilota, il team di progetto, il tribunale pilota e gli avvocati e avvocate partecipanti hanno convenuto che lo scambio di documenti dovesse avvenire sia digitalmente tramite la piattaforma justitia.swiss, sia in formato cartaceo. Una comunicazione esclusivamente digitale è tuttavia consentita dopo i primi scambi effettuati tramite la piattaforma. Il dossier completo rimane sempre a disposizione in formato cartaceo. Infine, il pilota comprende anche un’organizzazione di sostegno ai partecipanti del tribunale e agli avvocati e avvocate partecipanti al progetto pilota.
Sin dall’inizio, la stretta cooperazione con Justitia 4.0 ha rivestito un ruolo decisivo, dice Rémi Fillet. Il team di progetto nazionale ha affiancato l’autorità giudiziaria ginevrina in diverse aree, dalla documentazione tecnica necessaria fino alla preparazione della domanda di autorizzazione presso il Dipartimento federale di giustizia e polizia (DFGP). «Justitia 4.0 ha redatto una guida contenente la procedura che i cantoni pilota devono seguire per allestire la domanda di autorizzazione per l’Ufficio federale di giustizia, e ha messo a disposizione la necessaria documentazione tecnica», spiega Rémi Fillet. Hanno lavorato in stretta collaborazione anche in ambito di sicurezza delle informazioni e protezione dei dati: «La sicurezza della piattaforma è un aspetto centrale. Per questo motivo il progetto Justitia 4.0 ci ha fornito i risultati di analisi e audit nonché tutti i documenti necessari, permettendo al team di progetto IT di svolgere le sue analisi dei rischi legati alla sicurezza delle informazioni e alla protezione dei dati. La verifica di questi elementi ha permesso di arricchire le analisi già svolte dal team di Justitia 4.0.»
Per poter verificare i continui progressi e le misure concordate, una volta la settimana si tiene una riunione a livello operativo, a cui, oltre al responsabile di progetto Rémi Fillet, partecipa anche il suo omologo nel team di progetto nazionale. La collaborazione è stata ancor più efficiente grazie alla disponibilità di una persona di riferimento specifica, incaricata di rispondere alle domande del team di progetto ginevrino.
«Il tempo di preparazione non deve essere sottovalutato, soprattutto a causa dell'elevato numero di soggetti coinvolti. Pertanto, contattate il team del progetto Justitia 4.0 fin dalle prime fasi e approfittate dell'esperienza degli altri cantoni pilota».
Rémi Fillet descrive che la strategia di prova del pilotaggio persegue due obiettivi principali. Da un lato si vuole verificare che la piattaforma soddisfi i requisiti principali dell’autorità giudiziaria ginevrina. Dall’altro occorre verificare la coerenza fra la piattaforma e i processi lavorativi previsti.
La strategia di prova, aggiunge Fillet, è stata realizzata con un approccio a due tappe: una prima tappa con dei test svolti dal team IT, e una seconda tappa con dei test svolti dai partecipanti del tribunale pilota sull’ambiente di prova della piattaforma justitia.swiss.
Durante la prima tappa, il team di progetto ha condotto dei test liberi e dei test guidati e verificato i risultati dei test svolti dal progetto Justitia 4.0. Dopo aver rivisto le divergenze rispetto al catalogo dei requisiti delle autorità giudiziarie ginevrine, il team di progetto ha approvato l’avvio dei test di settore con i partecipanti del tribunale pilota.
Durante la seconda tappa, i partecipanti del tribunale pilota hanno svolto dei test in base a scenari forniti dal team di progetto. Una volta verificati i risultati, il tribunale pilota ha dato il via libera all’utilizzo della piattaforma con procedimenti reali, avviando così la fase pilota.
Altro lavoro centrale del team di progetto ginevrino, oltre ai preparativi tecnici del progetto, è stato l’obiettivo di affiancare le persone che lavorano con la nuova piattaforma. «Abbiamo innanzitutto organizzato una formazione che consente di capire la piattaforma e di familiarizzarsi con il suo utilizzo. In un’ulteriore formazione abbiamo trattato l’argomento della firma elettronica qualificata», aggiunge Rémi Fillet. Oltre alle formazioni sono stati creati dei manuali utenti e delle pratiche guide, compilati insieme al tribunale pilota. Inoltre è stato introdotto un sistema di supporto per gli utenti, in cui il team di progetto ginevrino funge da primo partner di riferimento per rispondere alle domande dei partecipanti nel modo migliore e più rapido possibile.
Il team di progetto ha dedicato particolare attenzione anche al sostegno delle avvocate e degli avvocati partecipanti. Tramite l’ordine degli avvocati di Ginevra, la Direzione della giustizia ginevrina ha inviato un messaggio di presentazione del progetto pilota a tutti gli avvocati e avvocate affiliati. Il team di progetto ha allestito inoltre un manuale utenti con informazioni importanti per gli avvocati e avvocate in particolare sui seguenti temi: utilizzo della piattaforma, gestore identità cantonale e firma elettronica qualificata. Infine, il team di progetto ha creato un’organizzazione di supporto per rispondere alle domande degli avvocati e avvocate.
Malgrado che la progettazione fosse stata accurata, si sono incontrate diverse sfide nella fase preparatoria. Particolarmente complesso è stato il processo di integrazione del gestore identità, dice Rémi Fillet: «Le principali difficoltà erano legate all’elevato numero di attori coinvolti (Direzione della giustizia di Ginevra, OCSIN, Justitia 4.0, Zühlke come sviluppatore della piattaforma), alla complessità a livello tecnico e all’alto livello di sensibilità in materia di sicurezza.» Grazie a una stretta collaborazione e a una comunicazione diretta fra tutte le parti coinvolte si è potuto far sì che i lavori procedessero in modo efficiente.
Anche l’allestimento della domanda di autorizzazione al DFGP ha richiesto grandi sforzi: «In mancanza di esperienze di riferimento su come allestire una tale domanda, il team di progetto ginevrino e quello di Justitia 4.0 hanno dovuto investirvi notevoli sforzi per identificare le informazioni da predisporre e per elaborare la domanda di autorizzazione. Grazie al sostegno di Justitia 4.0 la domanda è stata inoltrata entro il termine di scadenza.
Sono sorte delle sfide anche nel quadro dell’accordo di cooperazione fra il tribunale civile e gli avvocati e le avvocate partecipanti: «La complessità era dovuta all’identificazione e alla descrizione dettagliata delle modalità di collaborazione nel quadro del pilota, necessarie per garantire processi chiari e ottimali.»
Rémi Fillet ha un messaggio chiaro per gli altri cantoni che si preparano al pilotaggio della piattaforma justitia.swiss: «Non sottovalutate il tempo di preparazione, in particolare visto l’elevato numero di attori coinvolti.» Il suo consiglio: contattate fin da subito il team di progetto di Justitia 4.0 e potrete approfittare delle esperienze dei primi cantoni pilota.
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