Berna, novembre 2022: in una giornata autunnale, umida, fredda e ventosa i futuri Ambasciatori del progetto Justitia 4.0 hanno raggiunto la capitale federale da tutta la Svizzera. Responsabili di progetto, segretari generali, cancellieri, procuratori pubblici, giudici: oltre 50 persone dalle funzioni più svariate, provenienti da tribunali e procure. Alcuni di loro fanno già parte dei gruppi d’esperti e sono coinvolti nel progetto da diversi anni; molti altri, invece, sono nuovi e devono ancora familiarizzare con il progetto in modo approfondito. Curiosi, motivati, pieni di aspettative, talvolta anche un po’ scettici: l’atmosfera al caffè di benvenuto è positiva, con vivaci scambi tra colleghi, vecchi e nuovi.
Il progetto Justitia 4.0 punta alla digitalizzazione della giustizia svizzera. Gli atti cartacei verranno sostituiti da quelli digitali, lo scambio di atti giuridici per via elettronica e l’esame elettronico degli atti sarà gestito tramite la piattaforma sicura e intuitiva «Justitia.Swiss». Questa novità cambierà il lavoro quotidiano di molti dipendenti del sistema giudiziario. Due degli obiettivi del progetto sono rendere le autorità giudiziarie consapevoli dei cambiamenti che accompagnano la digitalizzazione, sostenendole in questa fase, e offrire diversi servizi, come le schede informative, il Change-Check o, appunto, il programma «Ambasciatori». In definitiva, però, spetta a ogni singola autorità giudiziaria prepararsi alla trasformazione digitale, fornendo ai propri collaboratori strumenti adeguati. Nella prima fase i dirigenti sono stati informati del progetto. La seconda prevede di far confluire le informazioni alle autorità e aiutare il personale ad acquisire familiarità con il progetto.
Ed è qui che entrano in gioco gli Ambasciatori: rappresentando l’anello di congiunzione fra il progetto e le rispettive autorità giudiziarie, assicurano lo scambio di informazioni e accompagnano la trasformazione digitale assieme ai responsabili e agli organi direttivi. Il loro compito è in particolare di
Il programma della giornata inaugurale è stato molto intenso. Oltre a permettere ai partecipanti di far conoscenza tra loro, ha dedicato particolare attenzione al tema della trasformazione. Gli Ambasciatori hanno familiarizzato con i loro futuri compiti e acquisito importanti strumenti per poterli svolgere. Fondamentale per il successo di una trasformazione è capire a fondo perché è necessario il cambiamento, illustrando allo stesso tempo i miglioramenti che derivano dalla digitalizzazione, mostrando le tappe del percorso e mettendo a disposizione risorse sufficienti. Tutti questi aspetti sono stati racchiusi in una storia che costituisce lo storytelling del progetto Justitia 4.0 (link al video di Jan).
Gli Ambasciatori sono ansiosi di svolgere il proprio ruolo. Jan Grunder, cancelliere del tribunale regionale di Burgdorf, ha dichiarato: «Non vedo l’ora di condividere il mio entusiasmo per la digitalizzazione con i colleghi e accompagnarli nel loro viaggio verso la modalità di lavoro digitale».
Il lancio del progetto è stato un inizio. Un sondaggio tra i partecipanti ha rivelato che circa un terzo delle autorità giudiziarie ha già compiuto passi importanti verso la digitalizzazione del sistema giudiziario contro due terzi che si trovano ancora ai blocchi di partenza. La digitalizzazione del sistema giudiziario non è più una visione del futuro: il team di progetto Justitia 4.0 si trova nel bel mezzo della sua implementazione. La piattaforma sicura «Justitia.Swiss» viene sviluppata in collaborazione con i nostri partner e una versione di base sarà pronta per il pilota del 2024.
Alla fine della giornata si sono visti volti soddisfatti, ma anche stanchi, e talvolta un po’ perplessi. Molti non riescono ancora a immaginare come dovranno svolgere la funzione di Ambasciatori all’interno della propria organizzazione. A questo proposito, una stretta collaborazione con gli organi direttivi è di fondamentale importanza. Infatti, l’impulso per far avanzare la digitalizzazione nelle autorità giudiziarie deve provenire dall’alto ed essere sostenuto dal basso.
Balawijitha Waeber, responsabile del progetto Trasformazione, è soddisfatta di questa fase di avvio e non è affatto sorpresa dalle tante domande rimaste senza risposta: «Gli Ambasciatori devono familiarizzare con il proprio ruolo e collaborare con i dirigenti per portare avanti la trasformazione digitale. Accompagneremo gli Ambasciatori in questa funzione e li inviteremo regolarmente a uno scambio di idee in modo che possano imparare gli uni dagli altri e trarre vantaggio dalle rispettive esperienze».
