Change Kompass: Wo stehen wir im digitalen Wandel

Wie schaffen wir einen erfolgreichen digitalen Wandel neben dem anspruchsvollen Tagesgeschäft? Was braucht es, damit wir unsere Mitarbeitenden motiviert auf diese spannende Reise mitnehmen können? Fragen, welche sich viele Leitungspersonen der Justizbehörden in diesen Monaten stellen werden. Das Projekt Justitia 4.0 hat für sie den Change Kompass entwickelt. Er dient als Standortbestimmung, fördert das gegenseitige Verständnis und hilft bei der Evaluation von Massnahmen, welche für einen gelungenen digitalen Wandel nötig sind.

Das Projekt Justitia 4.0, welches die Digitalisierung der Justiz zum Ziel hat, ist verbunden mit grossen Veränderungen innerhalb der Justizbehörden. Das Papier und damit einhergehende eingespielte Arbeitsprozesse verändern sich, müssen digitalisiert und angepasst werden.

Da das Tagesgeschäft bereits alle Ressourcen benötigt, ist ein solcher Wandel eine grosse Herausforderung, welcher Verunsicherung und Ängste auslöst und eine Extraportion Energie zur Bewältigung benötigt. Klar ist, eine erfolgreiche Veränderung gelingt, wenn sie die Unterstützung der obersten Führungsebene hat. Nur wenn die Leitungspersonen hinter dem digitalen Wandel stehen, für Orientierung und Sicherheit sorgen und ihre positive und motivierte Haltung ihren Mitarbeitenden gegenüber klar kommunizieren, dann wird der digitale Wandel ein Erfolg. Es ist deshalb wichtig, die Bereitschaft für den Wandel aktiv zu fördern, zuerst unter den Leitungspersonen, später bei den Mitarbeitenden.

Der Change Kompass ist eine Selbstbeurteilung einzelner Personen oder eine Standortbestimmung im (Leitungs-)Team und hilft zu reflektieren, wie gross die Bereitschaft für den digitalen Wandel ist. Er ist ein Dialoginstrument für Betroffene, welcher das gegenseitige Verständnis fördert, er eignet sich dafür, ein gemeinsames Zielbild zu definieren, er zeigt Ressourcen und Defizite auf und unterstützt bei der Evaluation der richtigen Massnahmen, welche für einen gelungenen digitalen Wandel nötig sind.

Das Projektteam Transformation empfiehlt den Geschäftsleitungen der Justizbehörden (Staatsanwaltschaften und Gerichte), den Change Kompass zu Beginn des Transformationsprozesses durchzuführen. Wir empfehlen den initialen Workshop von einer Vertretung des Projekts Justitia 4.0 zu moderieren. Der Change Kompass kann danach selbstständig in regelmässigen Abständen während des Transformationsprozesses durchgeführt werden, so sieht man die Veränderungen und kann die getroffenen Massnahmen evaluieren, anpassen oder neue entwickeln.

Change-Formel

Der Change Kompass basiert auf der Change-Formel. Diese Formel sagt aus, dass die Bereitschaft für den Wandel steigt, wenn die vier gelben Bausteine in der Klammer grösser sind, als die wahrgenommenen Kosten für den Wandel.

Im Workshop Change Kompass gibt es eine strukturierte Auseinandersetzung und Diskussion der Bausteine. Dabei geht es um die Beantwortung der folgenden Fragen:

Auslöser / Anlass: Was ist der Anlass für die Veränderung und warum gerade jetzt? Ist den Teilnehmenden bzw. den Betroffenen bewusst, weshalb es zu der Veränderung kommt?
Vision / attraktives Zukunftsbild: Was ist / soll nach der Veränderung anders bzw. besser sein? An welchen Aspekten des Alltags werden die Teilnehmenden und die Betroffenen dies erkennen und spüren?
Konkrete nächste Schritte: Welche nächsten Schritte für das Veränderungsvorhaben sind zu planen und umzusetzen? Wer müsste davon wissen und welche Meilensteine sind grob zu setzen?
Kapazitäten / Ressourcen: Welche Ressourcen (finanzielle, zeitliche, soziale, fachliche und persönliche) stehen den Leitungspersonen und den Betroffenen für die Bewältigung des Wandels zur Verfügung? Gibt es Erfahrungen aus gemachten Veränderungen, welche hier als bekanntes Know-how einbezogen werden können?
Wahrgenommene Kosten / Widerstand: Wenn die vier Bausteine in der Klammer die wahrgenommenen Kosten (d.h. den «Verlust», den der/die Einzelne durch die Veränderung erfährt) nicht ausgleichen, ist die Wahrscheinlichkeit für Widerstände gross und die Bereitschaft für den Wandel sinkt.

Die Ergebnisse der Diskussion, der IST-Zustand wird im Change-Monitor visualisiert. Er macht sichtbar, wo die einzelnen Workshop-Teilnehmerinnen und Teilnehmer stehen bezüglich des digitalen Wandels.

In einem weiteren Schritt werden Massnahmen diskutiert, die beim Weg vom IST ins SOLL helfen sollen. Das können Massnahmen im Bereich der Projektplanung, Kommunikation oder der Beschaffung von Ressourcen etc. sein.

Der erste Change Kompass Workshop führte das Projektteam mit der Staatsanwaltschaft Luzern durch. Daniel Burri, Oberstaatsanwalt zeigt sich zufrieden mit den Resultaten: «Wenn man sich fit machen will für die digitale Transformation, sollte man sich frühzeitig damit beschäftigen, sich auf der Führungsebene austauschen und Überzeugungsarbeit leisten. So quasi als Initialzündung eignet sich dafür der Change-Kompass ausgezeichnet. Wir sind uns nach diesem Workshop in der Geschäftsleitung der Luzerner Staatsanwaltschaft einig, dass wir den Prozess aktiv angehend wollen. Damit sind die grundlegenden Voraussetzungen erfüllt, um auch bei den Mitarbeitenden eine positive Einstellung für Justitia 4.0 zu erarbeiten. Wenn die Führung überzeugt ist und am gleichen Strick zieht, wird es bei den Mitarbeitenden kaum Widerstände gegeben. Wichtig ist, dass das Projekt jetzt richtig in Fahrt kommt und man von den anstehenden Veränderungen nicht nur spricht, sondern Veränderungen auch spürt.»