Entretien sur l'organisation du projet avec Oliver Wirths, chef de projet a.I. Tribunaux BL « TNT – Transformationn numérique des tribunaux BL » et « Développement de l'organisation »

OW: Nous avons organisé le projet de manière classique selon Hermes, avec une direction de projet qui gère les différents sous-projets. Actuellement, nous envisageons de passer à la méthode de travail agile selon HERMES, car elle présente certains avantages en termes de dépendance vis-à-vis des fournisseurs externes. Nous avons divisé les sous-projets comme suit :

• développement organisationnel : créer les conditions organisationnelles, culturelles et de gestion nécessaires à une transition réussie. Introduire une méthode de travail aussi uniforme que possible à travers les juridictions.
• stratégie informatique : clarifier les questions centrales en vue d’un soutien informatique efficace et qualitativement approprié des processus de travail numérisés des tribunaux.
• communication : informer, impliquer, former et accompagner les différents groupes de parties prenantes dans la transformation numérique. 
• dossier des juges : élaborer la structure du dossier numérique, identifier les besoins de tous les tribunaux en matière de gestion des affaires et d’ADJ, familiariser les utilisateurs au dossier numérique par le biais d’un pilote. 
• changement des médias : définir un changement de support (numérisation et impression) performant et de haute qualité, y compris l’infrastructure nécessaire.
• Applications informatiques : piloter/tester et mettre en place la gestion des affaires, la plateforme et l’ADJ.
• poste de travail numérique : conceptualiser et acquérir une infrastructure de travail performante et ergonomique pour tous les postes de travail et les salles d’audience.
• bases juridiques : adapter des bases juridiques cantonales pour permettre les transactions juridiques numériques au niveau des tribunaux.

Chaque sous-projet est mis en œuvre par une équipe de plusieurs personnes. Il était important pour nous d’impliquer tous les tribunaux dans le projet et de leur donner une large assise. Les sous-projets bénéficient parfois d’un soutien externe afin de garantir le savoir-faire et d’assurer les ressources en personnel nécessaires pour les mener à bien.
 

OW : Dans le cadre de la stratégie cantonale BL Digital+, de nouveaux postes ont été créés et nous avons réussi à les pourvoir. Il s’agit notamment d’un Digital Transformation Manager, qui a également pris en charge la direction des services numériques, ainsi que d’une gestionnaire d’applications qui sera responsable des différentes applications des tribunaux (par exemple Tribuna, justitia.swiss, ADJ) et qui me remplacera à partir de septembre pour la direction des projets partiels. En outre, nous avons pu engager un chef de projet interne, d’abord pour une durée limitée de trois ans, qui reprend maintenant la direction du projet que j’assume en tant que personne externe.

OW : Il est important pour nous de travailler en étroite collaboration avec l’équipe de projet, le comité de pilotage et la direction. Au fil des différentes phases du projet, la collaboration a évolué en fonction des besoins. Par exemple, nous avons espacé les réunions avec la direction générale, qui ont lieu désormais toutes les quatre semaines au lieu de toutes les deux. Nous introduisons actuellement une méthode de travail agile avec des tableaux Kanban par sous-projet. 
Je tiens à souligner que notre collaboration se caractérise par une très grande transparence. Les membres de l'équipe communiquent ouvertement et n'hésitent pas à exprimer leurs désaccords, ce qui favorise l'élaboration de solutions efficaces.  

OW : En principe, nous travaillons selon Hermes, notamment en ce qui concerne les documents à élaborer. Nous avons constaté que la méthode de travail traditionnelle selon HERMES est moins adaptée avec les incertitudes externes. C’est pourquoi nous passons désormais à une méthode de travail agile selon HERMES. 
Parallèlement, nous sommes animés par l'idée de faire ce qui est juste et utile. Un mantra est : « maximize the amount of work not done ». Un autre principe clé est de mettre en œuvre rapidement des « quick wins » pour obtenir des résultats immédiats, sans attendre la mise en place de tous les systèmes. Même dans le cadre de HERMES, il n'est pas nécessaire d'explorer chaque aspect dans les moindres détails. 
 

OW : Notre mandat de projet est conçu selon HERMES (situation de départ, objectifs, etc.). Pour l’établir, nous avons débuté par un document d'une page synthétisant les objectifs, la description de la solution et le calendrier de chaque sous-projet. 
Entre-temps, nous avons rédigé pour chaque sous-projet un concept détaillé comprenant une analyse de la situation initiale, les objectifs, les mesures, etc. Après un an de projet, il est apparu que la situation de départ et les exigences avaient évolué. Par exemple, l’entrée en vigueur de la loi LPCJ a été reportée. C'est pourquoi, nous considérons les mandats de projet comme des documents vivants qui ne sont pas figés et auxquels nous ne nous attachons pas de manière rigide. Au contraire, ce sont des documents évolutifs que nous révisons en fonction des besoins.