Progetto dossier giudiziario: ecco come Ginevra gestisce la trasformazione digitale del sistema giudiziario

Olivier Decroux, capo progetto dossier giudiziario della Direzione della giustizia di Ginevra, riveste un ruolo essenziale nel processo di digitalizzazione del sistema giudiziario ginevrino. Il suo compito consiste nel coordinare le diverse attività necessarie per effettuare con successo la transizione al dossier digitale. Da un lato ciò comprende alcuni aspetti tecnici, come l’implementazione e l’integrazione del software, le attrezzature informatiche delle postazioni di lavoro e delle aule giudiziarie. Dall’altro Decroux si occupa anche degli aspetti organizzativi: «Si tratta di installare le attrezzature e il software per tutto il personale e poi di testare insieme i nuovi processi lavorativi con il dossier digitale.» Sono complessivamente circa 900 persone ad essere toccate dai cambiamenti, fra cui oltre 150 giudici, procuratrici e procuratori.

Il progetto di introduzione del dossier giudiziario presso le autorità giudiziarie ginevrine viene avviato nel 2020. «Abbiamo innanzitutto effettuato una serie di analisi e studi per identificare le migliori soluzioni per lavorare con il dossier digitale», spiega Decroux. In base a ciò, nel 2022 viene elaborato un progetto di legge per il finanziamento, approvato poi nel 2023. Il finanziamento comprende lo sviluppo e l’integrazione del software, l’ammodernamento delle postazioni di lavoro e delle aule giudiziarie nonché i necessari adattamenti edilizi. Inoltre sono messi a disposizione dei fondi a favore della trasformazione digitale del sistema giudiziario. Il progetto, che durerà fino al 2029, è suddiviso in diversi sottoprogetti curati da Decroux e altri due capi progetto. Per ogni Tribunale esiste inoltre una struttura di progetto specifica, gestita sul posto da un responsabile di progetto e da un capo progetto. Un gruppo di esperti aiuta ad analizzare i processi lavorativi e ad adattarli ai requisiti del lavoro digitale.

Secondo Decroux, il progetto pilota della piattaforma justitia.swiss riveste un ruolo decisivo nel progetto dossier giudiziario: «La fase pilota ci consente di affrontare tre temi importanti per completare con successo la transizione al dossier digitale.» In primo luogo si tratta di adattare i processi lavorativi attuali ai requisiti del dossier digitale. In secondo luogo si dovrà creare una struttura di supporto per gli utenti dei nuovi strumenti. Infine si tratta di affiancare gli utenti nel processo di trasformazione digitale, in un primo tempo le tre camere del tribunale civile, poi l’insieme del tribunale civile. In collaborazione con il progetto Justitia 4.0, è stato realizzato un workshop «Barometro del cambiamento» allo scopo di sviluppare misure di accompagnamento che possano essere implementate già nella fase pilota. Inoltre si vuole testare del materiale informatico per equipaggiare le aule giudiziarie. «Al momento stiamo facendo esperienza con un’udienza fittizia utilizzando il materiale prestatoci dal progetto Justitia 4.0», spiega il capo progetto.

Le prime esperienze mostrano che la digitalizzazione del sistema giudiziario ginevrino solleverà anche delle questioni complesse. «Una sfida importante sarà la creazione di strutture per il progetto anche negli altri Tribunali, con persone in grado di prendere o di far prendere decisioni importanti necessarie per affiancare questa trasformazione digitale», aggiunge Decroux. Un altro aspetto riguarda le dimensioni del progetto: il dossier digitale non comporta solo l’introduzione di software e apparecchiature tecniche, bensì anche degli adeguamenti logistici. Il processo di trasformazione digitale si estenderà sull’arco di dieci anni, motivo per cui, secondo Decroux, sarà essenziale informare e rassicurare costantemente l’insieme di collaboratrici e collaboratori. Egli sottolinea l’importanza di tenere in considerazione sia i fattori umani che di motivazione per garantire il successo della transizione verso il lavoro digitalizzato.