Signora Keller, vanta un’esperienza pluriennale nella comunicazione del cambiamento e nella gestione delle criticità, è formatrice per adulti e docente presso la Scuola universitaria professionale della Svizzera nordoccidentale (FHNW) in comunicazione nel MAS Public Management e Ambasciatrice presso i tribunali del Cantone di Argovia.
Dal suo punto di vista, qual è l’aspetto più importante nella comunicazione del cambiamento?
Ogni volta che si comunicano cambiamenti è importante informare in modo tempestivo le persone interessate e accompagnarle. Per coinvolgerle nel cambiamento occorre indicare loro in modo chiaro quali obiettivi si perseguono. Ma anche visualizzare le situazioni, mostrando per esempio in che modo si svolge un dibattimento o si delibera una sentenza. In altre parole: spiegare il valore aggiunto nella pratica.
Qual è il suo approccio al progetto Justitia 4.0 dal punto di vista della comunicazione nella sua organizzazione?
Ci impegniamo affinché il progetto Justitia 4.0 venga gestito consapevolmente come progetto di trasformazione. Naturalmente, trattandosi di un progetto IT l’informatica ha un grande ruolo in sede di pianificazione e implementazione. Ma nella comunicazione ci concentriamo sulla trasformazione. La priorità va alle persone, le future e i futuri utenti dei sistemi introdotti con Justitia 4.0.
Le persone rivestono dunque un ruolo prioritario nella sua strategia di comunicazione. In che modo accompagna i collaboratori e le collaboratrici che sono/saranno interessati/e direttamente dal prodotto?
Le attività svolte dalle Ambasciatrici rappresentano per noi uno strumento importante per facilitare la comunicazione. Le Ambasciatrici fungono da importante anello di congiunzione tra il progetto Justitia 4.0 e le nostre autorità di giustizia. I loro compiti principali sono far conoscere il progetto, informare sul suo avanzamento, accrescere la consapevolezza sulle novità di prossima introduzione legate alla trasformazione digitale, condurre dialoghi attivi, creare fiducia ecc. Hanno un ruolo significativo. Nella fase di avvio di un progetto bisogna comunicare internamente chi sono le Ambasciatrici e quali ruoli ricoprono.
Ha affermato che gli e le utenti della piattaforma e dell’ADG sono centrali per la comunicazione. Presso i tribunali del Cantone di Argovia ha anche altri gruppi di riferimento cui rivolgersi?
Abbiamo suddiviso le future e i futuri utenti in base alle funzioni:
A questi gruppi di riferimento mi sono rivolta con messaggi diversi. In sede di formazione sono solo questi sottogruppi a essere interpellati.
Quali messaggi comunica ai suoi gruppi di interesse?
Ai collaboratori e alle collaboratici spieghiamo:
Durante le varie fasi della comunicazione è altrettanto importare sottolineare ciò che abbiamo già fatto, a che punto ci troviamo e ciò che vogliamo raggiungere. È essenziale illustrare gli orizzonti temporali affinché i collaboratori e le collaboratrici possano inquadrare correttamente le modifiche. Così sapranno quando dovranno essere operativi. Questo approccio conferisce sicurezza e fiducia.
Quali strumenti/canali utilizza nella comunicazione del cambiamento?
Organizzeremo ad esempio eventi, il presidente della direzione della giustizia e la segretaria generale si recheranno in visita presso i vari tribunali distrettuali. In questa fase ci si concentra sullo storytelling. Presenteremo il progetto Justitia 4.0 e la digitalizzazione a livello personale.
Invieremo inoltre e-mail informative sui traguardi importanti raggiunti da tutti i settori, distribuiremo volantini, metteremo a disposizione Q&A dinamiche, organizzeremo workshop sul cambiamento e una presentazione di base per le Ambasciatrici.
In che modo attua questi strumenti nella suaorganizzazione?
Abbiamo stilato un piano che si limita alle attività di comunicazione. In tal senso differisce dal piano di progetto. Il piano di comunicazione si basa sui traguardi importanti del piano di progetto. Questi traguardi vengono gestiti nel modo più proattivo possibile e pianificati in anticipo per poter comunicare subito quando sono stati raggiunti.
Come si presenta il suo piano di comunicazione?
È articolato in quattro ambiti: quando (data); cosa (descrizione); compiti, osservazioni. Viene costantemente aggiornato e adattato al piano globale del progetto. Un piano è uno strumento molto importante per pianificare la comunicazione e gli obiettivi da raggiungere. Consente di misurare meglio quali misure sono state più o meno efficaci .
Come possiamo immaginarci la collaborazione tra il team del progetto digitalizzazione presso i tribunali del Cantone di Argovia e le unità di comunicazione?
La comunicazione deve essere innanzitutto integrata nell’organizzazione del progetto come funzione di stato maggiore a livello del comitato di progetto. In tal modo va anche a beneficio del sottoprogetto «Processo di cambiamento». Essenziali sono però anche la prossimità e gli scambi regolari con la direzione del progetto per comunicare in modo proattivo i traguardi importanti e non perdere di vista l’aspetto dell’informazione.