Ein nass-kalter, windiger Herbsttag im November 2022 in Bern. Aus der ganzen Schweiz sind die künftigen Ambassadoren des Projekts Justitia 4.0 in die Bundeshauptstadt gereist. Projektleiter, Generalsekretärinnen, Gerichtsschreiber, Staatsanwälte, Richterinnen – über 60 Personen mit verschiedensten Funktionen aus Gerichten und Staatsanwaltschaften. Einige sind bereits Fachgruppenmitglieder und seit mehreren Jahren ins Projekt involviert, viele weitere sind neu dabei und müssen sich noch vertieft mit dem Projekt auseinandersetzen. Neugierig, motiviert, voller Vorfreude, manche etwas skeptisch - die Stimmung beim Begrüssungskaffee ist gut, die Diskussionen mit alten und neuen Kolleginnen und Kollegen angeregt.
Das Projekt Justitia 4.0 verfolgt die Digitalisierung der Schweizer Justiz. Papierakten werden durch eine digitale Akte abgelöst, der elektronische Rechtsverkehr und die elektronische Akteneinsicht werden über die sichere und nutzerfreundliche Plattform «Justitia.Swiss» abgewickelt. Der Arbeitsalltag vieler Justizmitarbeitenden wird sich dadurch verändern. Es ist Aufgabe des Projektes, die Justizbehörden auf die Veränderungen, die mit der Digitalisierung einhergehen, aufmerksam zu machen und sie beim Wandel zu begleiten. Dazu werden verschiedene Services angeboten, wie Merkblätter, ein Change-Check oder eben das Ambassadoren-Programm. Schlussendlich ist es aber Aufgabe jeder einzelnen Justizbehörde, sich auf den digitalen Wandel vorzubereiten und die Mitarbeitenden fit zu machen. In einer ersten Phase wurden die Leitungspersonen über das Projekt informiert. Jetzt geht es in der zweiten Phase darum, die Informationen in die Behörden hineinzutragen und die Mitarbeitenden mit dem Projekt vertraut zu machen.
Hier kommen die Ambassadoren ins Spiel. Als Bindeglied zwischen dem Projekt und ihrer Justizbehörde stellen die Ambassadoren den Informationsaustausch sicher und begleiten gemeinsam mit den Leitungspersonen und -gremien den digitalen Wandel in ihrer Justizbehörde. Sie sollen insbesondere:
Das Programm des Kickoff-Tages war sehr dicht. Neben dem gegenseitigen Kennenlernen nahm die Auseinandersetzung mit dem Thema Transformation breiten Raum ein. Die Ambassadoren machten sich mit ihren künftigen Aufgaben vertraut und lernten wichtige Instrumente zu deren Erfüllung kennen. Grundlegend für eine erfolgreiche Transformation ist das Verständnis dafür, warum eine Veränderung nötig ist. Gleichzeitig sind die Verbesserungen aufzuzeigen, welche sich durch die Digitalisierung ergeben wie zum Beispiel eine Steigerung der Effizienz, mehr Transparenz und schnellere Abläufe. Weiter sind die Schritte auf dem Weg dorthin aufzuzeigen und genügend Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Dies alles in einer Geschichte verpackt, ist das Storytelling des Projekts Justitia 4.0.
Die Ambassadoren freuen sich auf ihre Aufgabe. Jan Grunder, Gerichtsschreiber am Regionalgericht in Burgdorf formuliert es so: «Ich freue mich darauf, meine Begeisterung für die Digitalisierung mit meinen Kolleginnen und Kollegen zu teilen und sie auf dem Weg hin zum digitalen Arbeiten zu begleiten.»
Der Kickoff war ein Anfang. Eine Umfrage unter den Teilnehmerinnen und Teilnehmer ergab, dass etwa ein Drittel der Justizbehörden bereits wichtige Schritte auf dem Weg der Digitalisierung der Justiz gemacht haben, zwei Drittel stehen noch in den Startpflöcken. Die Digitalisierung der Justiz ist keine Zukunftsvision mehr, das Projektteam Justitia 4.0 ist mitten in der Umsetzung. Die sichere Plattform «Justitia.Swiss» wird gemeinsam mit unseren Partnern entwickelt, 2024 wird eine Grundversion der Plattform für den Pilotbetrieb bereit sein.
Am Ende des Tages waren zufriedene, aber auch müde, zum Teil etwas ratlose Gesichter auszumachen. Viele können sich noch nicht so gut vorstellen, wie sie ihre Aufgabe als Ambassador in ihrer Organisation anpacken sollen. Hier ist eine enge Zusammenarbeit mit den Leitungsgremien wichtig, denn schlussendlich muss der Impuls für das Vorantreiben der Digitalisierung in den Justizbehörden von oben kommen und von unten mitgetragen werden.
Balawijitha Waeber, Projektleiterin Transformation freut sich über den gelungenen Auftakt, ist aber auch nicht überrascht über die vielen offenen Fragen: « Die Ambassadoren müssen sich mit ihrer Rolle vertraut machen und dann gemeinsam mit den Leitungspersonen den digitalen Wandel vorantreiben. Wir werden die Ambassadoren begleiten, sie regelmässig zum Austausch einladen, damit sie voneinander lernen und profitieren können.»
