Avvio dei lavori all’interno dei gruppi di specialisti Justitia 4.0

I primi riscontri avuti sui lavori avviati dai gruppi di specialisti rispecchiano l’entusiasmo, l’impegno e le competenze di chi vi fa parte. Ci rallegriamo di questa premessa iniziale che merita un elogio per gli sforzi compiuti, anche oltre agli usuali impegni lavorativi quotidiani, dalle persone più importanti in seno al progetto Justitia 4.0: i cosiddetti “attori della giustizia”.

Tali attori rappresentano coloro che domani utilizzeranno i sistemi e le applicazioni sviluppati dal progetto ovverosia: avvocati, procuratori, giudici, vicecancellieri, segretari e personale amministrativo. Queste 150 persone circa provenienti da tutta la Svizzera e da varie autorità giudiziarie, suddivise in 8 gruppi specializzati, conoscono il funzionamento delle procedure che in futuro verranno svolte per via elettronica. Il loro compito principale consiste nel delineare la piattaforma Justitia.Swiss e definirne il suo utilizzo, al fine di garantire un lavoro efficace e agevole con un incarto integralmente elettronico.

In questo prossimo articolo troverete informazioni sui temi trattati dai gruppi di specialisti, sulle loro modalità di lavoro nonché sui risultati che verranno ritenuti nell’ambito del progetto.

Temi trattati dai gruppi di specialisti

I temi trattati dai gruppi di specialisti corrispondono agli elementi di base sui quali si fonda il progetto Justitia 4.0 e sono i seguenti:

• sviluppo di un’applicazione eIncarto Giudiziario (AIG) che permetterà un lavoro efficace e agevole con un incarto giudiziario integralmente elettronico. Questa applicazione è connessa da un lato con le applicazioni di gestione degli incarti giudiziari esistenti e dall’altro con la piattaforma di scambio «Justitia.Swiss»;
• sviluppo di una piattaforma di scambio securizzata «Justitia.Swiss» che permetterà la comunicazione tra tutte le persone (fisiche e giuridiche) e tra tutte le autorità (autorità che dirige il procedimento, autorità inferiore o consultata) coinvolte nella procedura;
• definizione dell’architettura (informatica) che descriverà l’interazione tra la piattaforma e le autorità giudiziarie nonché gli altri attori del sistema giudiziario, mediante interfacce o integrazione; essa definirà inoltre gli standard minimi, in particolare per quello che concerne la struttura degli incarti;
• definizione della comunicazione di progetto e gestione del cambiamento nell’accompagnamento di questo progetto nazionale;
• predisposizione delle modifiche legislative connesse a tutti i tipi di procedure che regolano la comunicazione elettronica in seno alla giustizia, con l’introduzione dell’obbligo per le autorità giudiziarie di gestire gli incarti in forma elettronica, rispettivamente dell’obbligo per i rappresentanti professionali di procedere per via elettronica.

Organizzazione dei gruppi di specialisti

I gruppi di specialisti sono organizzati per tema come segue:

• Il lavoro dei gruppi di specialisti 1 e 2 è incentrato sui vari aspetti legati alla piattaforma «Justitia.Swiss»:- il primo gruppo stabilisce le modalità per l’accesso alla piattaforma da un punto di vista tecnico, contribuisce alla definizione dell’architettura (informatica) del sistema completo che verrà implementato con Justitia 4.0, integrando nelle soluzioni proposte elementi importanti di sicurezza informatica;
  – il secondo gruppo definisce il funzionamento  e i servizi della piattaforma da un punto di vista tecnico e dell’utente (avvocati e autorità giudiziarie);
• il terzo gruppo analizza i vari dati messi a disposizione sulla piattaforma e determina degli standard minimi per la struttura e al formato degli incarti giudiziari, tenendo evidentemente conto delle specificità cantonali e dei vari tipi di incarti;
• il quarto gruppo ha il compito di definire il modo in cui occorre lavorare con gli incarti giudiziari elettronici mediante un’applicazione specifica (AIG), ovvero l’applicazione incarto giudiziario elettronico. A questo gruppo spetta inoltre l’elaborazione delle procedure per la digitalizzazione della posta cartacea indirizzata alle autorità giudiziarie;
• il quinto gruppo specializzato è un gruppo trasversale incaricato di elaborare concetti di comunicazione e gestione del cambiamento, nonché della messa in opera del progetto. L’evento di avvio nazionale del progetto tenutosi il 14 febbraio 2019 così come la presente newsletter costituiscono degli esempi di attività realizzate da questo gruppo;
• il sesto gruppo, che oggi non è ancora operativo, sarà responsabile dell’attuazione della piattaforma «Justitia.Swiss»;
• il settimo gruppo esamina il diritto procedurale e i casi trattati dalle autorità giudiziarie, deducendone da un lato la lista degli attori giudiziari e dall’altro i processi comuni a tutti i tipi di procedure. I risultati dei lavori sono messi a disposizione degli altri gruppi specializzati e fungeranno da scenari test per verificare le applicazioni sviluppate nell’ambito del progetto;
• l’ottavo gruppo, che oggi non è ancora operativo, predisporrà i progetti di revisione della legislazione in materia di comunicazione elettronica, principalmente a livello cantonale (revisione della procedura amministrativa, creazione dell’ente di diritto pubblico incaricato della gestione della piattaforma «Justitia.Swiss»). Esso prenderà avvio una volta elaborata la legislazione federale in materia di comunicazione elettronica destinata alla giustizia.

Lavori svolti nei gruppi di specialisti

La maggior parte dei gruppi di specialisti si sono riuniti 2/3 volte durante il primo semestre del 2019. Durante questa prima fase i partecipanti hanno familiarizzato con le problematiche e gli obiettivi del progetto Justitia 4.0 nonché con i compiti affidati ai rispettivi gruppi. Attualmente gli specialisti stanno trattando le varie tematiche di loro pertinenza e stanno raccogliendo le richieste  e i desideri emersi in occasione delle discussioni avvenute durante i vari workshops. Spesso vengono costituiti dei sottogruppi per facilitare la partecipazione di tutti o l’approfondimento di determinati temi. I risultati vengono poi condivisi. La partecipazione di ognuno nella propria lingua madre richiede uno sforzo particolare per quanto riguarda la comprensione e la traduzione.

Dopo ogni seduta viene redatto un sunto delle discussioni che viene poi messo a disposizione di tutti nella piattaforma di condivisione Confluence Justitia 4.0, la quale permette facilmente di inserire commenti o modifiche, favorendo così l’avanzamento dei lavori e delle discussioni tra una seduta e l’altra.

Prospettiva

Nel 2020 intendiamo organizzare per priorità le esigenze e le richieste raccolte dai vari gruppi, mediante un metodo che innanzitutto terrà conto dell’importante visione degli utenti, ma anche dei criteri tecnici ed economici. Ciò consentirà poi ai responsabili della direzione del progetto di redigere il mansionario in vista della realizzazione della piattaforma Justitia.Swiss e dell’app incarto giudiziario elettronico. Dopo il 2020, gli specialisti saranno invitati ad accompagnare da vicino gli sviluppi e l’introduzione delle app create, così da contribuire a renderle efficace e agevole l’utilizzo quotidiano di questo nuovo sistema.

In qualità di attori della giustizia, gli specialisti attivi nei vari gruppi hanno un ruolo fondamentale nel successo del progetto Justitia 4.0: un successo che sarà possibile grazie alle loro  competenze, la loro positività, il loro spirito critico e costruttivo.

Jacques Bühler, Co-responsabile del progetto Justitia 4.0 e responsabile gruppo 7.