Nel dicembre 2017, il « Comitato misto », l’organo di direzione, ha approvato i nostri obiettivi di progetto. Uno degli « obiettivi procedurali » centrali è il seguente:
«Coinvolgimento tempestivo delle parti interessate / portatori d’interesse. Comunicazione proattiva e trasparente in merito agli obiettivi, alle procedure e ai cambiamenti imminenti. Considerazione dei feedback».
Da un lato, siamo attivi in tutta la Svizzera con un’ampia gamma di misure di comunicazione quali newsletter, eventi e presentazioni in diversi contesti. Questo punto è attualmente in fase di sviluppo dettagliato nell’ambito di un modello comunicativo.
Dall’altro, i lavori di progetto hanno luogo essenzialmente nell’ambito di gruppi di esperti in cui sono attivamente coinvolti molti dei nostri « portatori d’interesse ». Vorrei soffermarmi su questo metodo di lavoro, che si basa sulla tradizione svizzera del « sistema di milizia ».
Il progetto Justitia 4.0 interesserà molte organizzazioni e collaboratori del sistema giudiziario. Non solo i pubblici ministeri, i tribunali e il sistema penitenziario, ma anche l’’ordine degli avvocati e, attraverso varie interfacce, anche l’amministrazione dovranno modificare in parte i propri metodi di lavoro tramite la digitalizzazione degli atti giudiziari. La carta, che per centinaia di anni è stata il principale supporto dell’informazione, in futuro sarà sostituita dai supporti elettronici di dati. È comprensibile che molti collaboratori del sistema giudiziario siano piuttosto scettici sull’opportunità e sulle modalità di realizzazione di tale obiettivo.
All’interno del team di progetto, abbiamo subito capito che è necessario fare un grande di lavoro di persuasione a questo proposito. E, cosa altrettanto importante, dobbiamo sviluppare una soluzione che soddisfi al meglio le esigenze dei futuri utenti.
A tal fine, abbiamo deciso di svolgere i lavori di progetto essenziali in diversi gruppi di esperti e di coinvolgere collaboratori delle varie organizzazioni interessate a contribuirvi attivamente. Nell’estate 2018, abbiamo sviluppato a tal scopo un modello che illustra come i requisiti possano essere elaborati in sette gruppi di esperti. Su questa base, abbiamo diffuso un invito a cooperare tramite i responsabili di tutte le organizzazioni interessate.
La risposta al nostro appello è stata molto incoraggiante: più di 100 persone interessate ci hanno contattato da tutta la Svizzera e si sono dichiarate disponibili a sostenerci nei lavori di progetto. Siamo rimasti positivamente sorpresi, in quanto alcuni rappresentanti molto qualificati hanno accolto il nostro invito, manifestando un’elevata disponibilità a collaborare, corrispondente a un carico di lavoro del 20%. Vorrei pertanto cogliere questa occasione per ringraziare tutti coloro che hanno contribuito a questa iniziativa!
Attualmente, con i circa 10 rappresentanti che hanno dato un’elevata disponibilità di tempo, stiamo preparando le attività concrete dei gruppi di esperti, in sessioni di lavoro intensive di una giornata intera ciascuna. In particolare, la definizione delle tematiche da assegnare ai singoli gruppi di esperti rappresenta una grande sfida. A titolo informativo, riporto nuovamente in questa sede una breve panoramica della suddivisione tematica:
Siamo riusciti a ricoprire tutte le posizioni « guida » nei gruppi di esperti, in alcuni casi con rappresentanti specializzati, e occasionalmente – ad esempio nel settore della sicurezza informatica – assegnando il mandato a specialisti. I lavori preliminari procedono in modo soddisfacente e, entro la fine dell’anno, invieremo gli inviti per i workshop dei gruppi di esperti.
Parallelamente ai lavori preliminari, viene creata una « piattaforma di progetto » che permetterà un’efficiente cooperazione tra i gruppi di esperti e servirà al progetto come « piattaforma centrale per lo scambio di conoscenze ».
Siamo convinti che in questo modo creeremo validi presupposti per affrontare con voi le attività relative ai requisiti nel corso del prossimo anno e procedere con i nostri lavori di progetto come previsto.