Il progetto Justitia 4.0 persegue la digitalizzazione della giustizia svizzera. La piattaforma sicura «Justitia.Swiss» sarà utilizzata per lo scambio di atti giuridici per via elettronica e per l’esame elettronico degli atti. Ciò richiede la sostituzione degli atti cartacei con quelli digitali. Pertanto, è necessaria una soluzione tecnica che permetta di lavorare con gli atti elettronici in modo efficiente e semplice, ovvero l’applicazione dossier giudiziario (ADG).
Questo cambiamento è collegato all’evoluzione del modo di lavorare e può rappresentare una sfida per le persone coinvolte. Il progetto Justitia 4.0 non ha quindi solo il compito di sviluppare la piattaforma e la ADG, ma anche di accompagnare e sostenere la trasformazione delle persone coinvolte. Il team di Trasformazione sta sviluppando e attuando diverse misure.
Una di queste misure è il sondaggio online regolare, il cosiddetto Change barometer, inteso a rilevare la «temperatura» del processo di cambiamento. Ciò permette al team di progetto di comprendere come le parti interessate si stanno impegnando con la digitalizzazione, dove sussistono domande e incertezze e dove è necessario fornire supporto. Un monitoraggio regolare garantisce un migliore raggiungimento degli obiettivi e dovrebbe essere la base per qualsiasi ulteriore misura.
Alla fine dell’estate 2021, il primo Change barometer è stato inviato a circa 180 dirigenti delle autorità giudiziarie e amministrative (pubblici ministeri, tribunali, direzioni giudiziarie e autorità di esecuzione delle pene). È stato chiesto loro di rispondere al sondaggio e di invitare altri collaboratori dei quadri a partecipare. In totale i partecipanti sono stati 148.
L’indagine comprendeva 17 domande sulla chiarezza dell’obiettivo, sulla leadership & commitment, sulla comunicazione specifica del cambiamento, sulla capacità di cambiare, sulla cultura e sulle aspettative in termini di prestazioni. Sono state poste altre 11 domande sulle proposte di valore.
Per i partecipanti al Change barometer è chiaro che la trasformazione digitale della giustizia deve essere portata avanti. Gli obiettivi e i benefici del progetto sono noti. L’impatto del progetto è stimato come molto alto, ma gli intervistati sono in grado di affrontare adeguatamente i cambiamenti in arrivo. Sono quindi fiduciosi che la trasformazione digitale avrà successo. Poiché il progetto è ancora all’inizio della fase di attuazione, è ancora difficile per gli interessati valutare quali cambiamenti concreti si verificheranno nella loro organizzazione, in particolare per i collaboratori. Si auspicano pertanto ulteriori informazioni e un maggiore scambio con il team del progetto, in particolare sugli effetti reali, sulla base di esempi concreti. Le varie proposte di valore sono talvolta considerate in modo critico, soprattutto per quanto riguarda i guadagni di efficienza e il risparmio di risorse. L’aspetto positivo è che aumenta l’autonomia e l’indipendenza nell’organizzazione del lavoro quotidiano e si semplifica lo scambio di informazioni tra gli attori coinvolti.
Il primo sondaggio costituisce il punto di partenza, i cui risultati servono da base per le altre indagini. Le misure già pianificate nelle aree della trasformazione e della comunicazione saranno quindi attuate come previsto nei piani annuali 2022 e, se necessario, rafforzate in modo selettivo. Per soddisfare l’esigenza di saperne di più sul lavoro digitale, è tra l’altro in fase di sviluppo un video esplicativo che spiega l’interazione tra la piattaforma, le ADG e l’applicazione specialistica.
I concetti attualmente sviluppati dal team di trasformazione per gli ambasciatori, così come le valutazioni dei bisogni nell’area della consulenza e responsabilizzazione, e lo sviluppo di una presentazione concreta del progetto (“storytelling”), tengono conto anche del feedback del Change barometer. Con l’aggiudicazione del contratto per lo sviluppo della piattaforma «Justitia.Swiss» nell’estate del 2022 e il successivo sviluppo di una versione base della piattaforma, tra qualche mese dovrebbe essere possibile mostrare più concretamente come funziona la piattaforma e quali cambiamenti comporterà nel modo di lavorare.
Il team del progetto è lieto che lo scambio con le varie persone interessate dalla trasformazione digitale si sia intensificato dopo la revoca di tutte le misure legate al coronavirus e che il progetto possa essere nuovamente presentato con maggiore frequenza in occasione di eventi e occasioni. Ad esempio, il team del progetto presenterà Justitia 4.0 e il suo impatto sulla professione legale in occasione di sei seminari organizzati dalla Federazione Svizzera degli Avvocati. Sono in corso di attuazione singole misure del sottoprogetto Trasformazione: nella seconda metà dell’anno si inizierà a reclutare ambasciatori che fungeranno da collegamento tra il team del progetto e le autorità giudiziarie e avvicineranno il progetto alle persone interessate. Un evento di kick-off in autunno preparerà gli ambasciatori al loro compito.
Il secondo Change barometer sarà condotto entro la fine del 2022. Il sondaggio sarà nuovamente inviato a tutto il personale con ruolo direttivo. L’obiettivo è quello di aumentare il numero di partecipanti in modo che i risultati siano più significativi.