Per consentire il lavoro digitale nelle autorità giudiziarie, il progetto «Justitia 4.0» ha il mandato di sviluppare due soluzioni tecniche:
1. La piattaforma «Justitia.Swiss» è utilizzata per lo scambio di atti giudiziari elettronici e andrà sostanzialmente a sostituire il servizio postale di oggi.
2. L’applicazione per gli atti giudiziari elettronici (JAA) permette la tenuta digitale degli atti nonché una gestione efficiente e intuitiva degli atti giudiziari in formato elettronico presso le autorità giudiziarie. La JAA va a integrare le applicazioni specializzate più diffuse al giorno d’oggi in molte autorità giudiziarie (Juris, Tribuna o le soluzioni sviluppate in proprio dalle autorità giudiziarie).
Entrambi gli elementi sono un prerequisito necessario per consentire il lavoro digitale.
In futuro gli atti relativi ai procedimenti giudiziari saranno gestiti su supporto digitale. Ciò richiede un sistema che permetta una gestione efficiente e intuitiva degli atti giudiziari elettronici (gestione degli atti a prova di audit, gestione e assegnazione dei compiti) e uno strumento per l’elaborazione di documenti PDF e atti. Così, i segni di evidenziatore, i post-it per segnare i passaggi salienti o le note a margine scritte a mano saranno un ricordo del passato. Questi strumenti non sostituiranno le applicazioni specializzate esistenti (Juris, Tribuna, sviluppi interni), ma le integreranno.
Nel quadro del progetto Justitia 4.0, si stanno valutando vari sistemi attualmente esistenti di gestione degli atti giudiziari elettronici. Tra questi va menzionata la cosiddetta «postazione di lavoro digitale della giustizia», sviluppata in Austria (fino a poco fa nota come «eIP – elektronisches Integrationsportal», o Portale di integrazione elettronica). Il sistema, di proprietà dello stato austriaco, è stato sviluppato come parte di un’iniziativa strategica pluriennale di digitalizzazione sotto la guida del Ministero della Giustizia e si è dimostrato produttivo presso molti tribunali e uffici del pubblico ministero.
Al fine di acquisire un’esperienza concreta con questa soluzione, i colleghi austriaci hanno fornito un ambiente di formazione su computer portatili opportunamente configurati per una semplice operazione di prova. Dieci rappresentanti della giustizia svizzera hanno ricevuto una formazione nell’autunno 2020 e hanno poi testato il sistema. I riscontri sono stati estremamente positivi.
La direzione generale del progetto ha quindi deciso di effettuare uno studio di fattibilità della soluzione austriaca come ulteriore passo. Si valuterà se questa soluzione sia adatta per un uso diffuso in Svizzera e, in particolare, come potrebbe essere integrata con le applicazioni specialistiche svizzere esistenti. Si valutano le possibilità di una elvetizzazione, specialmente l’adattamento al nostro multilinguismo. Inoltre, sarà esaminata in profondità la facilità d’uso e sarà preparata una stima affidabile dei costi per una possibile acquisizione. Nello studio rientra anche l’analisi del codice sorgente. Partecipano allo studio il Canton Berna (che usa l’applicazione specializzata Tribuna), il Canton Argovia e il Tribunale amministrativo federale (che usano entrambi l’applicazione specializzata Juris) e il Cantone di Ginevra (cantone francofono che usa un’applicazione specializzata sviluppata in proprio).
Lo studio di fattibilità non rappresenta una decisione preliminare a favore della soluzione austriaca di gestione degli atti giudiziari in formato elettronico. Insieme alle valutazioni e ai test delle soluzioni per atti giudiziari in formato elettronico effettuati nel Baden-Württemberg, a Basilea-Città e presso il Tribunale federale, nonché ai risultati dell’indagine sulla postazione di lavoro elettronica di giustizia dell’estate 2021, lo studio di fattibilità serve come base per il processo decisionale in merito alle postazioni di lavoro nella giustizia svizzera (la cosiddetta applicazione per gli atti giudiziari elettronici o JAA).