Dieser Wandel ist mit Veränderungen in der Arbeitsweise verbunden und kann betroffene Personen vor Herausforderungen stellen. Das Projekt Justitia 4.0 hat deshalb nicht nur den Auftrag zur Entwicklung der Plattform und der JAA, sondern auch die Transformation der Betroffenen zu begleiten und zu unterstützen. Das Team Transformation ist daran, verschiedene Massnahmen zu erarbeiten und umzusetzen.
Eine dieser Massnahmen ist die regelmässig durchgeführte Online-Umfrage, der Change-Barometer. Damit soll die «Temperatur» im Change-Prozess gemessen werden. Dies erlaubt es dem Projektteam zu verstehen, wie sich die Betroffenen auf die Digitalisierung einlassen, wo Fragen und Unsicherheiten bestehen und wo Unterstützung notwendig ist. Ein regelmässiges Monitoring stellt eine bessere Zielerreichung sicher und soll Grundlage für allfällige weitere Massnahmen sein.
Im Spätsommer 2021 wurde der erste Change-Barometer an rund 180 Leitungspersonen aus den Justiz- und Verwaltungsbehörden (Staatsanwaltschaft, Gerichte, Justizdirektionen sowie Justizvollzugsbehörden) verschickt. Diese waren aufgefordert, die Umfrage zu beantworten und auch weitere Kadermitarbeitende einzuladen, mitzumachen. Insgesamt haben 148 Personen teilgenommen.
Die Umfrage umfasste 17 Fragen zu den Dimensionen Klarheit über den Zielzustand, Leadership & Commitment, Change-spezifische Kommunikation, Wandlungsfähigkeit, Kultur & Leistungserwartung. Zu den Nutzenversprechen wurden weitere 11 Fragen gestellt.
Den Teilnehmenden am Change-Barometer ist klar, dass der digitale Wandel der Justiz vorangetrieben werden muss. Die Ziele sowie der Nutzen des Projektes sind bekannt. Die Auswirkungen des Projektes werden als sehr hoch eingeschätzt, doch können die Antwortenden mit den auf sie zukommenden Veränderungen gut umgehen. Sie sind deshalb auch zuversichtlich, dass der digitale Wandel gelingen wird. Da das Projekt aktuell noch ganz am Beginn der Realisierungsphase steht, ist es für die Betroffenen im Moment aber noch schwierig abzuschätzen, welche konkreten Veränderungen auf ihre Organisation und insbesondere auf die Mitarbeitenden zukommen werden. Gewünscht werden deshalb zusätzliche Informationen sowie ein vermehrter Austausch mit dem Projektteam über das Projekt, insbesondere über die tatsächlichen Auswirkungen und dies anhand konkreter Beispiele. Die verschiedenen Nutzenversprechen werden zum Teil kritisch gesehen, insbesondere was die Effizienzgewinne und die Ressourceneinsparungen betrifft. Positiv wird vermerkt, dass die Autonomie und die Selbstständigkeit in der Gestaltung des Arbeitsalltages steigt und der Informationsaustausch zwischen den involvierten Akteuren vereinfacht wird.
Die erste Umfrage bildet die Ausgangslage, die Resultate dienen als Basis, an welcher die weiteren Umfragen gespiegelt werden. Die bereits geplanten Massnahmen in den Bereichen Transformation und Kommunikation werden deshalb wie in den Jahresplänen 2022 vorgesehen umgesetzt, allenfalls punktuell verstärkt. Um dem Bedürfnis nachzukommen, mehr zu wissen über das digitale Arbeiten wird unter anderem ein Erklärvideo erarbeitet, welches das Zusammenspiel zwischen der Plattform, der JAA und der Fachapplikation erläutert.
Auch die aktuell vom Transformationsteam erarbeiteten Konzepte zu den Ambassadoren sowie die Bedürfnisabklärungen im Bereich Beratung und Befähigung sowie das Erarbeiten einer konkreten Darstellung des Projektes („Storytelling“) nehmen die Rückmeldungen aus dem Change-Barometer auf. Mit dem Zuschlag für die Entwicklung der Plattform «Justitia.Swiss» im Sommer 2022 und der anschliessenden Entwicklung einer Grundversion der Plattform sollte es in einigen Monaten möglich sein, konkreter zu zeigen, wie die Plattform funktioniert und welche Veränderungen in der Arbeitsweise damit einhergehen.
Das Projektteam freut sich, dass der Austausch mit den verschiedenen vom digitalen Wandel betroffenen Personen nach der Aufhebung aller Corona-Massnahmen verstärkt möglich ist und dass das Projekt wieder vermehrt an Veranstaltungen und Anlässen vorgestellt werden kann. So wird das Projektteam beispielsweise an sechs Seminaren des Anwaltsverbandes Justitia 4.0 und die Auswirkungen auf die Anwaltschaft vorstellen. Einzelne Massnahmen aus dem Teilprojekt Transformation gehen in die Umsetzung: im zweiten Halbjahr wird mit der Rekrutierung von Ambassadoren gestartet, welche als Bindeglied zwischen dem Projektteam und den Justizbehörden fungieren und das Projekt den Betroffenen näherbringen. Mit einem Kickoff-Event im Herbst sollen die Ambassadoren auf ihre Aufgabe vorbereitet werden.
Der zweite Change-Barometer wird Ende 2022 durchgeführt. Die Umfrage wird wiederum an sämtliche Leitungspersonen verschickt. Ziel ist, dass die Teilnehmerzahl erhöht werden kann, damit die Resultate aussagekräftiger werden.