Im Dezember 2017 hat der «Gemischte Ausschuss», das Steuerungsgremium, unseren Projektzielen zugestimmt. Eines der zentralen «Vorgehensziele» heisst:
Einerseits sind wir mit unterschiedlichsten Kommunikationsmassnahmen wie Newsletter, Veranstaltungen und Präsentationen in unterschiedlichsten Kontexten schweizweit aktiv. Im Rahmen eines Kommunikationskonzeptes wird diese Thematik im Detail entwickelt.
Anderseits werden die Projektarbeiten ganz wesentlich im Rahmen von Fachgruppen, in welchen viele unserer «Stakeholder» aktiv mitarbeiten, gestaltet. Diese Arbeitsweise, lehnt sich an die schweizerische Tradition des «Milizsystems» an.
Das Projekt Justitia 4.0 wird sehr viele Organisationen und Mitarbeiter der Justiz betreffen. Nicht nur Staatsanwaltschaften, Gerichte und der Justizvollzug, auch die Anwaltschaft und, über verschiedene Schnittstellen, auch die Verwaltung werden durch die Digitalisierung der Justizakten ihre Arbeitsweise in Teilen anpassen müssen. Nach hunderten von Jahren, in welchen das Papier der relevante Träger der Informationen war, sollen in Zukunft elektronische Datenträger dieses ablösen. Es ist gut verständlich, dass viele Justiz-Mitarbeiter eine grosse Portion Skepsis haben, ob und wie dies gelingen soll.
Das Projektteam hat früh erkannt, dass es viel Überzeugungsarbeit braucht. Und ebenso wichtig: die zu entwickelnde Lösung soll die Bedürfnisse der zukünftigen Anwender sehr gut abdecken.
Um dies zu erreichen, werden die wesentlichen Projektarbeiten in mehreren Fachgruppen durchgeführt und Mitarbeiter aus den verschieden betroffenen Organisationen gewonnen, um in diesen aktiv mitzuarbeiten. Im Sommer 2018 haben wir dazu ein Konzept erarbeitet, in welchem wir aufgezeigt haben, wie die Anforderungen in Fachgruppen erarbeitet werden können. Auf dieser Basis haben wir eine Einladung zur Mitarbeit über die Leitungspersonen aller betroffenen Organisationen versendet.
Der Rücklauf auf unseren Aufruf war sehr erfreulich: Mehr als 100 interessierte Personen aus der ganzen Schweiz haben sich bei uns gemeldet und ihr Interesse bekundet, uns bei den Projektarbeiten zu unterstützen. Positiv überrascht waren wir insbesondere über die Tatsache, dass sich einige sehr gut qualifizierte Vertreter mit einer hohen Verfügbarkeit, entsprechend einem 20%-Pensum, für die Projektarbeiten zur Verfügung stellen. In einer ersten Phase werden in intensiven, ganztägigen Arbeitssitzungen mit den rund 10 Vertretern, welche sich mit einer hohen Verfügbarkeit gemeldet haben, die konkreten Arbeiten der Fachgruppen vorbereitet. Insbesondere die thematische Abgrenzung der einzelnen Fachgruppen untereinander stellt eine grosse Herausforderung dar.
Die thematische Unterteilung sei hier nochmals kurz erwähnt:
Die «Lead»-Positionen der Fachgruppen konnten wir alle besetzen, teilweise durch Fachvertreter, punktuell – z.B. im Bereich IT-Security – auch durch mandatierte Spezialisten.
Parallel zu den Vorbereitungsarbeiten ist eine «Projekt-Plattform» im Aufbau, welche die effiziente Zusammenarbeit der Fachgruppen unterstützen wird und dem Projekt als zentrale «Wissensaustauch-Plattform» dienen wird. Die Arbeiten in den Fachgruppen werden ab März 2019 aufgenommen.