Frau Keller, Sie haben langjährige Berufserfahrung in Change Communication und Issues Management, sind Erwachsenenbildnerin und Dozentin an der FHNW für Kommunikation im MAS Public Management und Ambassadorin bei den Gerichten Kanton Aargau. Was ist das Wichtige aus Ihrer Sicht in der Change Communication?
Die Basis des Change Managements ist, die Betroffenen zeitgerecht zu informieren und sie beim Wandel eng zu begleiten. Um sie auf den Weg der Veränderung mitzunehmen, soll ihnen klar aufgezeigt werden, welche Ziele verfolgt werden. Aber auch ganz anschaulich, wie zum Beispiel eine Verhandlung oder Urteilsberatung ablaufen wird. Mit anderen Worten: den praxisbezogenen Mehrwert aufzeigen.
Wie gehen Sie mit dem Projekt Justitia 4.0 in Ihrer Organisation aus Kommunikationssicht um?
Wir legen Wert darauf, dass das Projekt Justitia 4.0 bewusst als Transformationsprojekt geführt wird. Selbstverständlich hat es in der Planung und in der Umsetzung einen grossen IT-Anteil, da es sich auch um ein IT-Projekt handelt. Aber unser Fokus in der Kommunikation liegt auf der Transformation. Zentral sind die Menschen, die zukünftigen Nutzerinnen und Nutzer der Systeme, die mit Justitia 4.0 eingeführt werden.
Sie sagen, Menschen spielen eine zentrale Rolle in Ihrer Kommunikationsstrategie. Wie holen Sie denn Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die vom Projekt direkt betroffen sind/sein werden ab?
Die Tätigkeiten der Ambassadorinnen sind für uns ein wichtiges Instrument, um die Kommunikation aufzugleisen. Sie agieren dabei als wichtiges Bindeglied zwischen dem Projekt Justitia 4.0 und unserer Justizbehörde. Ihre Hauptaufgaben sind, das Projekt bekannt zu machen, über den Projektfortschritt zu informieren, das Bewusstsein für die anstehenden Veränderungen mit der digitalen Transformation zu schärfen, aktiv Dialoge zu führen, Vertrauen aufzubauen, usw. Sie spielen hier eine wichtige Rolle. Im Rahmen eines Projektstarts soll intern kommuniziert werden, wer die Ambassadorinnen sind und welche Rolle sie innehaben.
Sie erwähnten, dass die Nutzerinnen und Nutzer der Plattform und der JAA zentral für die Kommunikation sind. Aber haben Sie bei den Gerichten Kanton Aargau weitere Anspruchsgruppen?
Wir haben die zukünftigen Nutzerinnen und Nutzer nach Funktionen unterteilt:
Diese Anspruchsgruppen werden mit verschiedenen Botschaften abgeholt. In der Phase der Schulungen werden bestimmt nur diese Teilgruppen angesprochen.
Welche Botschaften vermitteln Sie Ihren Anspruchsgruppen?
Wir erklären den Mitarbeitenden:
Bei der Meilenstein-Kommunikation ist es ebenfalls wichtig zu betonen, was wir schon gemacht haben, wo wir stehen, was als Nächstes passieren wird und was wir ganz am Ende erreichen möchten. Die verschiedenen Zeithorizonte müssen in der Kommunikation immer erklärt werden, damit die Mitarbeitenden die Veränderungen gut einordnen können. So wissen sie, wann sie in Aktion treten müssen. Dies gibt Sicherheit und Vertrauen.
Welche Instrumente/Kanäle verwenden Sie für die Change Kommunikation?
Wir werden beispielsweise Events durchführen, der Präsident der Justizleitung und die Generalsekretärin werden die verschiedenen Bezirksgerichte besuchen. Hier geht es in erster Linie ums Storytelling. Wir präsentieren das Projekt Justitia 4.0 und die Digitalisierung auf persönlicher Ebene.
Wir werden ebenfalls Info-Mails zu den Meilensteinen aus allen Fachbereichen verschicken, Flyers verteilen, dynamische Q&A zur Verfügung stellen, Change Workshops organisieren und eine Basis-Präsentation für die Ambassadorinnen erstellen.
Wie setzen Sie all diese Instrumente in Ihrer Organisation um?
Wir haben einen Kommunikationsplan, der sich auf die Kommunikationsaktivitäten beschränkt. Er unterscheidet sich in diesem Sinn vom Projektplan. Der Kommunikationsplan basiert auf den Meilensteinen des Projektplans. Diese Meilensteine gehen wir möglichst proaktiv an und planen sie im Vorfeld, damit wir sofort darüber kommunizieren können, sobald ein Meilenstein erreicht ist.
Wie sieht denn Ihr Kommunikationsplan aus?
Unser Kommunikationsplan hat vier Felder: Wann (Datum), Was (Beschreibung), Wer an Wen, Bemerkungen. Diesen aktualisieren wir ständig und passen ihn an den Gesamtprojektplan an. Ein Plan ist ein sehr wichtiges Instrument, um die Kommunikation zu planen und die Ziele zu erreichen. Damit können wir auch messen, welche Massnahmen besser oder weniger gut funktioniert haben.
Wie können wir uns die Zusammenarbeit zwischen dem Projektteam Digitalisierung bei den Gerichten Kanton Aargau und der Kommunikationsstelle vorstellen?
Die Kommunikation soll einerseits in der Projektorganisation als Stabsstelle auf der Stufe des Projektausschusses eingebunden werden. Zudem wird auch das Teilprojekt "Change Prozess" kommunikativ unterstützt. Wichtig ist auch die Nähe und der regelmässige Austausch zur Projektleitung, um die Meilensteinkommunikation proaktiv betreuen und im Auge behalten zu können.